Web会議に必要なものでzoomを始めよう!選ぶコツや使用方法を紹介

IT関係

zoomでWeb会議をしたいけど必要なものってなんだろう?

zoomでWeb会議をする時に必要なものはデバイス、インターネット環境、Webカメラなどです。

最近はリモートワークも増えていてWeb会議をzoomで行う方も増えているのではないでしょうか?

zoomでWeb会議を行うことで移動などに時間を取られることがなくなり、どこにいても情報共有ができるという点が魅力的ですよね。

この記事では、zoomでWeb会議をする時に必要なものやzoomが人気の理由について詳しく説明していきます!

合わせて、zoomでWeb会議を行うメリットやデメリットについても紹介していくので、今始めるかどうか迷っている方も是非チェックしてくださいね。

Web会議には専用のカメラが必要です。こちらのカメラはインストール作業が必要ありません。

ただ本体に差し込むだけでいいので、簡単に使用できます。

パソコンの周辺機器に自信がない方でも安心してWeb会議に参加できますよ。

Web会議で必要なものを揃えてzoomを始めよう!

zoomでWeb会議をする時に必要なものと聞いて思いつくのはなんですか?

まず、スマホやパソコンなどのデバイスが絶対に必要になるというのはなんとなく想像できますね。

zoomができれば場所を選ばずいつでもWeb会議ができるという利点がありますが、必要なものが揃っていなくては始めることができませんよね。

ここでは、zoomでWeb会議をする時に必要なものやzoomが人気の理由を説明していきますね。

Web会議で必要なものはインターネット環境など!

ここでは、Web会議で必要なものについてご紹介していきますね。

  • デバイス…スマホ、パソコン、タブレット、ノートパソコン
  • インターネット環境
  • Webカメラ
  • マイクやスピーカー

この中でも絶対に必要なものと、デバイスに内蔵されていれば必要ないものがあります。詳しく説明していきますね。

<デバイス>

デバイスとはスマホ、パソコン、タブレットのことを指します。

Web会議はデバイスとインターネットを利用してコミュニケーションを行います。

そのため、スマホ、パソコンなどのデバイスの準備は必須になります。

もし、現在仕事で使用しているデバイスがある場合は、それらを活用することができます。

よって、新たにWeb会議用としてデバイスを用意する必要はありません。

<インターネット環境>

光回線やモバイルWi-Fiなど安定して通信できるインターネット環境を整える必要があります。

理由としては、Web会議はインターネットを経由して音声や映像を送受信するからです。

もし、インターネット環境が整っていないと、Web会議の音声の乱れや映像がストップしてしまう原因になります。

<Webカメラ>

自分の映像を相手に送信するためにはWebカメラが必要になります。

Web会議で使用するためであればそこまで高性能なものでなくても大丈夫です。

ただし、選んだデバイスによっては内蔵カメラが搭載されているものもあります。

その場合は、新たにWeb会議用としてWebカメラを用意する必要はありません。

<マイクやスピーカー>

自分の音声を送信するためのマイクや相手の音声を聞くためのスピーカーも必要になります。

マイクとスピーカーを使用すると環境によってはハウリングを起こしてしまう可能性があります。

ハウリングの主な原因は、マイクがスピーカーの音を拾い、その音をまたスピーカーから出してしまうことです。

ハウリングをしてしまうと、「キーン」という不快な音で頭が痛くなってきますよね。

この現象を防ぐには、ヘッドセットというヘッドホンとマイクが一体化したものを使用する方法があります。

マイクやスピーカーはデバイスやWebカメラに内蔵されていることもあります。

以上がWeb会議で必要なものになります。絶対に用意しておきたいものもあれば、デバイスなどに内蔵されていて不要なものもありますね。

ちなみに、スマホを使用する場合はzoomアプリをインストールして、カメラとマイクの使用を許可することで使用可能なので他に用意する必要はありませんよ。

Web会議でzoomが人気なのは使いやすいから!

Web会議のツールでzoomは良く聞くけど、なぜ人気なのかな?

Web会議でzoomが人気の理由は、ずばり使いやすいからです!

「使いやすさ」とは具体的にどんな所があげられるのかを詳しく確認していきましょう。

  • 多くの人が使用しているから
  • 参加者はアカウント登録しなくても良いから
  • データ量が少なくて通信が安定だから
  • 無償で使える機能が多いから

どれも、使いやすさにつながる内容ですね。使いやすいから多くの人が使用して、より使いやすくなるのでしょうか。

<多くの人が使用しているから>

多くの人が使用しているということは、Web会議をする人同士が同じツールを利用している可能性が高いということです。

同じツールを使用していれば新たなツールをインストールする必要がないため、スムーズにWeb会議を行うことが可能ですよね。

それだけでも、zoomを使用する理由につながっていきますよね。

<参加者はアカウント登録しなくても良いから>

参加者はアカウント登録をせずに、招待リンクをクリックするだけで会議に参加ができます。

普段Web会議はしないという方でも簡単に利用可能なので使用しやすいですよね。

Web会議に参加したいと思っても、参加者もアカウント登録が必要だと面倒に感じてしまいますよね。

もちろん、主催者はアカウント登録が必要になります!簡単なので誰でもできますよ。

<データ量が少なくて通信が安定だから>

zoomは他のツールと比べて通信に利用するデータ量が少ないため、通信が安定しています。

通信の安定性は使いやすさにもつながります。zoomが人気になるのも頷けますね。

もし通信が安定していなかったら、会議の途中に止まってしまったり、接続が切れたりとコミュニケーションが取りにくくなってしまいます。

<無償で使える機能が多いから>

無償版でも背景を変更できたり、表示名を簡単に変更したりすることができます。

背景の変更や表示名を簡単に変更できるのは、Web会議での使いやすさにつながりますね。

Web会議ツールzoomの始め方をご紹介

Web会議をzoomで始める方法をご紹介しますね。始めるのはとても簡単なので見ていきましょう!

主催者はアカウント登録をしてミーティングを始める必要があります。

主催者側

<アカウント登録>

  1. zoom公式サイトを開き「サインアップは無料です」をクリック
  2. 誕生日を入力して続けるをクリック
  3. メールアドレスを入力してからサインアップをクリック
  4. 確認メールが送られてくるので「アカウントをアクティベート」をクリック
  5. 名前、名字、パスワードを入力して続けるをクリック
  6. 「仲間を増やしましょう」は手順をスキップして大丈夫

<ミーティングを開催>

  1. zoom公式サイトを開く
  2. 「ホスト」をクリックして「ビデオはオフ」「ビデオはオン」「画面共有のみ」のいずれかを選ぶ
  3. 「ブラウザから参加してください」の表示をクリック
  4. ミーティング画面の左上からミーティングIDとパスワードを確認して参加者に通知

zoomを使用してWeb会議を始めるのはそんなに難しくないですね。

参加者はアカウント登録の必要もなくてより簡単になります。

zoomのWeb会議に参加する方法は2種類あります。ご紹介していきますね。

参加者側

<zoom公式サイトから>

  1. zoom公式サイトを開き「ミーティングに参加する」をクリック
  2. ミーティングIDを入力してから参加をクリック
  3. ページ下部の「ブラウザから参加してください」をクリックする
  4. 参加用の名前を入力して参加をクリック
  5. ミーティングパスコードを入力

<招待URLから>

  1. 招待URLを開く
  2. ページ下部の「ブラウザから参加してください」をクリックする
  3. 参加用の名前を入力する

ブラウザから参加するには、主催者側が「ブラウザから参加してください」のリンクを表示させるように設定しておく必要があります。

できていないと、リンクが表示されないことがあるため要注意です。

ZOOM会議に参加していると、声が聞き取りづらいなと思うことがあると思います。

会話は言葉のキャッチボールですので、クリアに聞こえると会話が弾みますね。

360度音が集められる収音マイクなので、音がクリアに聞き取れあなたの声も伝わりやすくなります。

Web会議で必要なもののメリットやデメリットを紹介

Web会議の必要なものを揃えて行うメリットはなんでしょうか?

パッと思いつくのは「場所を選ばずにいつでも開催できる」という面でしょうか。

大勢の方が必要なものを揃えてWeb会議を利用しているのですから、たくさんのメリットがあります。

今回は必要なものを揃えてWeb会議を行うメリットを5つご紹介していきますね。

では、Web会議を行うことにデメリットはないのでしょうか。

ただし、残念なことにメリットがあればデメリットもあるものです。

Web会議を行うデメリットについてもお話していきたいと思います。

Web会議の必要なものを揃えて行うメリット5つ

ここではWeb会議を行うメリットを5つご紹介していきます。

  • 場所に困らない
  • 移動時間や費用を削減
  • 会議資料の印刷が必要ない
  • 意思決定をスピーディーにすることが可能
  • 働き方の幅が広がる

場所を選ばずにいつでも開催できる以外にも様々なメリットがあるのですね。

<場所に困らない>

Web会議であれば、インターネットに接続したデバイスがあれば、会議室などに縛られずにどんな場所からでも参加が可能になります。

従来の会議では、人数に合わせた会議室の確保やスケジュール調整などたくさんの手間がかかっていました。

しかし、Web会議であれば参加者がそれぞれの場所からアクセスするだけで参加可能なため、場所も時間も選びませんね。

<移動時間や費用を削減>

Web会議であれば、参加者が同じ場所に集まる必要がないため、移動時間や移動にかかる費用を削減することが可能です。

会議が遠い場所であったなら、より莫大な時間と宿泊代などの費用もかかります。その部分を削減できるのは大きなメリットですよね。

<会議資料の印刷が必要ない>

Web会議であれば、会議資料をクラウド上で管理できるため、印刷する手間を省くことができます。

会議資料を人数分用意して、冊子にして会議の前に机に設置するという一連の作業に費やす時間を無くすことができます。

また、印刷することで生じていた印刷代やインク代も無くなるので費用の削減にもつながりますね。

<意思決定をスピーディーにすることが可能>

責任者が会議中に意思決定をすることができ、スピーディーな処理が可能です。

理由は、Web会議であればどこにいても参加が可能なため、責任者が緊急の会議にも参加しやすいからです。

もし、従来の会議であれば責任者が遠方にいた場合は意思決定が後日になってしまい、ビジネスのチャンスを逃してしまうこともあるかもしれません。

<働き方の幅が広がる>

Web会議ができればリモートワーカーとしての働き方も実現します。

これまでは、普段は在宅勤務が可能でも、会議の際には会社に出社をする必要がありました。

しかし、Web会議ができればどこでも参加が可能なため、会議の際も出社する必要がなくなります。

Web会議の必要なものを揃えて行うデメリット3つ

Web会議はメリットだけ見るとすぐに活用したくなりますよね。

しかし、メリットがあればデメリットもあるので、3つほどご紹介します。

  • 通信状況によっては意思疎通が難しくなることもある
  • 参加者の表情や雰囲気が分かりにくくなる
  • 参加者が多い会議には不向き

やはり従来の会議の方が、意思疎通は容易にできるということでしょうか。詳しく確認していきましょう。

<通信状況によっては意思疎通が難しくなることもある>

ネットワーク回線が混雑していると、通信状況が悪くなります。

通信状況が悪くなると、音声や画像の質が低下したり、最悪の場合は会議が中断したりしてしまうこともあります。

このような事態にならないように、事前に接続テストを行ったり、音声を優先したりして会議が中断しないように対策をしましょう。

<参加者の表情や雰囲気が分かりにくくなる>

Web会議では、ディスプレイとスピーカーを通してだと、参加者の表情や雰囲気が分かりにくいというデメリットがあります。

ディスプレイ上には会議資料を表示している場合もあります。

その場合は、参加者の発言は誰に向けたものなのか、自分の発言を聞いているかについても分かりにくくなります。

チャットツールやうなずきのジェスチャーなどを併用して意思疎通を補助しましょう。

ただし、相手の感情を重視したい人事面接などは対面式で行うなどの使い分けをするのが望ましいでしょう。

<参加者が多い会議には不向き>

Web会議は少人数向けのものが基本なので、参加する人数が増えると誰が発言したか分からないなどの弊害があります。

また、映像が小さくなると画質が下がってしまうこともあります。

最近は大人数向けのものもあり、機材の選択で使用しやすくなることもあるため、できないわけではありません。

ノートパソコンはWeb会議に必要なもの?選び方を紹介

ノートパソコンはWeb会議に必要なものなの?

ノートパソコンはWeb会議に「絶対に必要なもの」ではないかもしれません。

ノートパソコンもデバイスの一つですが、デスクトップ型のパソコンやスマホ、タブレットでもWeb会議は行えます。

ですが、デスクトップ型のパソコンと違いノートパソコンは移動が簡単にできるため、より自由にWeb会議を行うことができます。

もし、Web会議に必要なものの一つ「デバイス」を購入する予定がある方はノートパソコンも選択肢の一つにしてくださいね。

ここでは、ノートパソコンの選び方についてご紹介します。パソコンも同じなのでぜひ確認してくださいね。

Web会議に使用するノートパソコンの選び方!

Web会議に使用するノートパソコンの選び方についてご紹介していきます。

  • 通信速度を下げないOSなどが高性能のもの
  • プライバシースクリーン機能のようなセキュリティがあるもの
  • バッテリーの駆動時間が長めであるもの

性能が良くて、かつ、情報漏洩へのセキュリティ対策もできるものが望ましいようですね。

<通信速度を下げないOSなどが高性能のもの>

できるだけOSなどが高性能のものを選んで、通信速度が下がる原因を少なくしましょう。

Web会議は通信速度が遅いと、映像がうまく伝わらなかったり、会話にラグが発生してしまったりします。

通信速度はパソコンのOSやインターネット環境に左右されてしまいます。

インターネット環境を除いてパソコンのOSで通信速度を下げない工夫ですね。

<バッテリーの駆動時間が長めであるもの>

バッテリーの駆動時間が長めのものであれば、充電が不十分な状態であったとしても、切れてしまう可能性が少なくて安心です。

私の友人の会社は飛び込みのWeb会議が頻繁にあるそうです。

そのため、外回りでの移動をする際には常にノートパソコンを持ち歩いていました。

しかし、今のノートパソコンはすぐにバッテリーが切れることが悩みで、バッテリーのことが気になって飛び込みのWeb会議に落ち着いて集中できなかったそうです。

そのことを上司に相談すると、ノートパソコンの買い替えを提案して下さり、新しいノートパソコンを購入することができました。

新しいノートパソコンはバッテリーの駆動時間が長かったため、バッテリーが切れることを気にすることがなくなったそうです。

そのおかげで、飛び込みのWeb会議にも集中することができて仕事がしやすくなったと話していました。

ノートパソコンを持ち歩く人にも安心感のあるスペックですね。

<プライバシースクリーン機能のようなセキュリティがあるもの>

Web会議での資料には社外秘の内容が含まれることもあります。

プライバシースクリーン機能でパソコンの正面以外からは画面が見えにくくなれば、情報漏洩のリスクを下げることができます。

また、自宅で参加する場合は、「家族にパソコンの画面を見ないようにお願い」したり、「自室などにこもって参加」したりする工夫ができますね。

Web会議に必要なものを選ぶ時に要チェック!

必要なものはどんなところに気を付けて選ぶと良いかな?

Web会議に必要なものを選ぶ時に気を付けたいことはものによって変わるので、それぞれご紹介していきますね。

  • Webカメラ
  • ヘッドセット
  • マイクやスピーカーフォン

せっかくWeb会議用で必要なものを用意するなら、適したものを選びたいですよね。チェックしていきましょう。

Webカメラ
  • 高画質なもの
  • 参加人数にあった画角
  • 内蔵マイクの性能

Webカメラを選ぶ時に気を付けたいことを一つずつ確認していきましょう。

<参加人数にあった画角>

カメラには画角があり、画角に応じてカメラで映せる範囲が変化します。

人数にあった画角
  • 1人…80度前後
  • 2~3人…110度前後
  • 4~5人…150度以上

1人ではなくグループの時は、全員が映るために90度以上が望ましいです。

画角は広ければよいわけではなく、参加人数にあった広さを選ぶ必要があります。

もし1人でWeb会議に参加するのに、画角が150度のものを選んでしまうと、背景が映りすぎて自分が小さく見えてしまいます。

画角は参加人数をしっかりと確認してから、その人数に適した広さのものを選びましょう

<高画質なもの>

Web会議で自分の映像を送るだけなら良いですが、もし図や表などを送る可能性があるときは高画質なものが望ましいです。

普段は前もって資料の共有をしておくこともできますが、手元の資料を見せるなどの不測の事態に備える必要もありますよね。

図や表などを送る時にカメラの画質が悪いと、相手が資料の内容を正確に把握ができない可能性もあるため注意しましょう。

<内蔵マイクの性能>

カメラの内蔵マイクは性能が少し劣るものもあるため、Web会議に使用する前に性能のチェックが必要になります。

内蔵マイクの性能が問題なければ、他にマイクを用意しなくてもそのまま使用が可能です。

ヘッドセット
  • ノイズキャンセリングができる機能があるもの
  • 長時間装着可能なもの
  • 有線か無線かの選択

ヘッドセットはヘッドホンとマイクが一体化したもので、ハウリング対策にも有効な優れものです。

<ノイズキャンセリングができる機能があるもの>

自分の話し声以外の音を伝えないようにする「ノイズキャンセリング機能」のあるものが望ましいです。

ノイズキャンセリング機能は2種類あります。ご紹介していきますね。

ノイズキャンセリング機能の種類
  • クリアボイスキャプチャー…風切り音やノイズなどをカットする
  • アクティブノイズキャンセリング…マイクが拾った騒音の逆位相の音を発生させノイズを打ち消す

どちらの方がよりノイズの除去に向いているのでしょうか。確認していきましょう。

アクティブノイズキャンセリングの方が自然にノイズを除去してくれやすいためおすすめです。

アクティブノイズキャンセリングは簡単に言うと、「騒音を打ち消すのに適した音を発生させてノイズを消す機能」と考えていただくと良いかもしれませんね。

<長時間装着可能なもの>

Web会議は長時間続くこともあるため、装着し続けても疲れたり痛みが出たりしないものを選びましょう。

ヘッドセットにはタイプがあります。タイプによってポイントがあるので確認しましょう。

  • オーバーヘッドタイプ…イヤーパッドの素材や通気性
  • カナルタイプ…耳のラインとのフィット感

いきなりオーバーヘッドタイプやカナルタイプと言われてもどんなものか分からないこともありますよね。

簡単に説明すると、オーバーヘッドタイプは「ヘッドホン型」でカナルタイプは「イヤホン型」と思っていただけるとイメージしやすいです。

適切なタイプは好みによって変化するので、ご自身が長時間装着可能なものを選択してくださいね。

ただ、普段音楽を聴くときなどに使用しているタイプの方が、慣れていて疲れを感じにくいということもあるかもしれませんね。

<有線か無線かの選択>

「有線」か「無線」かを選択する基準は、あなたのWeb会議に参加する状況に合わせて変化します。

「有線」と「無線」の特徴について詳しく確認していきましょう。

  • 有線…音質が安定しておりラグが発生しにくいが、パソコンの前から移動が難しい
  • 無線…有線に比べると音質は劣るが、パソコンの前から移動することが容易にできる

パソコンの前から移動しないなら有線、移動する可能性があれば無線が合いそうですね。

マイクやスピーカーフォン
  • エコーキャンセリング機能などがあるもの
  • 参加人数にあった指向性
  • Bluetooth接続かUSB接続かの選択

マイクやスピーカーフォンも参加人数によって適切なものが変化するのですね。

<エコーキャンセリング機能などがあるもの>

エコーキャンセリング機能があれば、スピーカーからの相手の声によるハウリングを抑え、よりクリアな音声で会議をすることが可能です。

また、ヘッドセットと同様にノイズキャンセリング機能もあるものが望ましいです。

エコーやノイズがあると円滑な会議の妨げになってしまいます。

そうならないように、エコーキャンセリング機能などがあるものを選びましょうね。

<参加人数にあった指向性>

参加人数にあった指向性のものを選ぶ必要があります。指向性とはマイクが収音できる方向のことです。

では、指向性にはどのようなタイプのものがあるのか見ていきましょう。

  • 単一指向性…一定方向から収音する
  • 全指向性…周囲360度すべての音を均等に収音する

単一指向性と全指向性の特性でなんとなく参加人数にあった指向性が分かりますね。

単一指向性は1人の時、全指向性はグループで会議に参加する時に使用すると良いでしょう。

「1人の時は自分の声だけ」、「グループの時は各参加者の声を均等」に拾ってほしいと考えれば分かりやすいでしょうか。

<Bluetooth接続かUSB接続かの選択>

「Bluetooth接続」と「USB接続」のどちらを選ぶかとても迷いますよね。

2つの特徴を確認して、Web会議の状況にあったものを選びましょう。

<Bluetooth接続>

  • 少ない消費電力で使用でき、軽量で小型のものが多い
  • 有線よりも音質が少し不安定で、タイムラグが発生することもある

<USB接続>

  • 音質が安定しており、Bluetoothのペアリング設定なども必要ないので簡単
  • 使用範囲が限定されて、断線の可能性もある

どちらもメリットとデメリットになる特徴があるようですね。

基本的には、決まった場所での利用ならUSB接続で、いろいろな場所で利用するならBluetoothが良いかもしてませんね。

まとめ

  • zoomでWeb会議をする時に必要なものはデバイス、インターネット環境、Webカメラなど
  • zoomでWeb会議をする時の参加者はアカウント登録しなくても良いから使いやすい
  • zoomでWeb会議をする時の主催者側はアカウント登録をしてミーティングを行う
  • Web会議の必要なものを揃えて行うことで移動時間や印刷費用の削減ができるというメリットがある
  • Web会議で必要なものを選ぶ時は、会議の状況や参加人数にあったものを選択する
  • ノートパソコンは持ち運びが可能なため外出先でもWeb会議を行うことができる
  • ノートパソコンを選ぶときは、バッテリーの駆動時間に注意して購入する

zoomでWeb会議をする時に必要なものは、デバイスやインターネット環境などです。

円滑なWeb会議を行うためにも必要なものを選ぶ時は、会議の状況や参加人数にあったものを選びましょう。

最終的にはあなたに合ったものが適切なので、自分にピッタリのものを探してみてくださいね。

Web会議で、映らない人がいてカメラを動かさないといけない。画像が見えにくい。と思ったことはありませんか?

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広角レンズなので、多数の会議でも全体を見渡すことができ、画像の点にも優れているWebカメラです。

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