teamsのweb会議で必要な物を準備する基本操作をやさしく解説

IT関係

この1~2年で沢山の企業で利用数が急増したweb会議ですが、それに必要なものとは何でしょうか。

web会議で必要なものはマイクスピーカー、カメラ、インターネット環境、デバイス、web会議用アプリです。

働いている職場で突然「web会議を使ってみよう」となるかもしれません。その時に必要なものを知っておくと便利ですよね。

必要なものの準備前に、web会議はどのアプリで行われるかを把握しておきましょう。

web会議アプリにはteamsやzoom、Google meetなどが人気です。今回はteamsに焦点を当てていきましょう。

web会議をするにあたって、テレビ会議との違いは何でしょう?

teamsについての説明やweb会議とテレビ会議の違いなどわかりやすく解説していきますね。

web会議に必要なものは同じものです。しかし質が良いものの方がやり取りがスムーズに行えます。

その1つがイヤホンではないでしょうか?聞こえにくい、セットが面倒だと会社業務とはいえ面倒に感じますよね。

ワイヤレスイヤホンなコードがないので、会議中でもわずらわしくなく業務に集中できます。

teamsのweb会議で必要なものを準備しておこう

web会議とはネット回線を利用してミーティングや会議を実施する遠隔会議システムの事です。

会話や話し合いなどデバイスの画面により行えるので離れた場所にいる人と対話できるなんてとても便利ですね。

web会議はインターネット環境やデバイスがあれば基本的には行う事ができますが、よりスムーズにする為に必要なものをそろえましょう。

必要なものとしてはネット回線やデバイスの他にweb会議の品質を上げるためマイクやカメラなどがあります。

その他に必要なものはteamsなどのweb会議用アプリです。

teamsとは、web会議に参加したメンバー同士で資料や画像などが共有できるアプリで、利便性が高いことで知られています。

ところで、同じ画面を見ながらの会議ではテレビ会議とweb会議では何の違いがあるのでしょうか?

では、web会議で必要なものやteamsの簡単な使い方、テレビ会議などの違いを説明していきますね。

teamsのweb会議で必要なものを解説

web会議をする時必要になるものを見ていきましょう

  • デバイス
  • インターネット環境
  • web会議用のアプリ
  • マイクスピーカー
  • カメラ

などをそろえておくと、より良い環境でのweb会議ができますよ。一つずつ説明していきますね。

<デバイス>

web会議ではスマホやタブレットパソコンなどのインターネットに接続できるデバイスが必要です。

基本的にアプリでの会議はスマホやタブレットでの操作が可能です。パソコンがなくとも利用できます。

ですが、自宅や会社などで会議に参加するのであれば見やすいパソコンを利用すると集中力があがります。

どのデバイスでもweb会議アプリを使うために通信量などを考えて機能や性能、容量を確認しておきましょう。

web会議アプリを使うために使用していないアプリなど削除しておくと容量が確保できて作業がスムーズになりますね。

<インターネット環境>

自宅や外出先でのインターネット環境は事前にチェックしておきましょう。

会社などでは契約しているインターネット回線が使えますが、自宅や外出先での利用はモバイル回線やwi-fiの利用になります。

web会議は使用しているインターネット回線の状況に左右されがちです。

不安定なインターネット回線だと通信が遅かったり画像が止まってしまったりします。

アプリを使って事前の確認や、あるいは有線回線につなぐと安定したインターネット環境で会議ができます。

<web会議用のアプリ>

web会議を行うために、使用するデバイスにweb会議用アプリをインストールしておきましょう。

アプリは無料でも使用できますが、有料版に比べ利用時間や機能などに制限があります。

web会議用アプリの有料版を考えていらっしゃる方は機能や使いやすさなど実際に試してみて確認することをオススメします。

<マイクスピーカー>

web会議をする時、別売りのマイクスピーカーを購入しておくと音声にストレスを感じることなくコミュニケーションが取れます。

スマホやタブレット、パソコンなどにはマイクが内蔵されていますが、会議をする場所に換気扇や空調などがあると音割れなどの原因になります。

その為に、ノイズキャンセル機能や広い部屋用にエコーキャンセル機能がついているものが便利ですね。

用語説明
  • ノイズキャンセリング…外部の騒音や雑音などを低減させる技術
  • エコーキャンセル…山びこのような音(エコー)を除去する機能

<カメラ>

お互いのコミュニケーションの質を上げるため外付けカメラの購入をおすすめします。

それぞれのデバイスにカメラが搭載されていますが、映る範囲が決まっておりタイムラグやフリーズなどの問題が出てきます。

本格的なweb会議ではお互いの表情やリアクションなどが伝わることは大切です。

そのためには画質の良い外付けカメラの購入を検討しましょう。

用語説明
  • タイムラグ…人がコンピューターに命令を入力してからの実行、反映される遅延時間
  • フリーズ…ソフトウェア、コンピューターの動作が停止、操作を受け付けなくなる現象

テレワークが広がり、web会議の需要が増えてきています。ですが、対面で行う会議と異なる要素が多く、まだ沢山の問題点が挙げられます。

必要なものをそろえてスムーズなweb会議が実施できるように心がけることは大切ですね。

teamsなどのweb会議とテレビ会議はここが違う

遠隔で会議をするシステムはweb会議だけではなくテレビ会議もあります。

どちらも離れた場所で、通信による会議やミーティングを行う事ですが、この二つは似ているようでまったく違う物なのです。

それではテレビ会議とweb会議の違いを見てみましょう。

  • 通信機器
  • 導入コスト
  • 画質、音質
  • メンテナンス

主にこのような違いが見られますがそれぞれ解説していきますね。

<通信機器>

web会議はインターネット回線やデバイスなどで通信を行いますが、テレビ会議は専用の端末と専用回線が必要です。

web会議は場所を選びませんが、テレビ会議は専用回路でつながれた場所でしか通話ができません。

<導入コスト>

全体的にテレビ会議よりweb会議の方がかかるコストが少ないとされています。

アプリなどのweb会議システムが多くの企業で広がり手軽に利用できるようになりました。

その為、専用端末に専用の通信回路を使用しないと会議が実施できないテレビ会議はweb会議に比べコストがかかるとされています。

<画質、音質>

テレビ会議は専用の通信機器を使用するため、安定した通信環境が確保でき高品質な画質、音質での会議が行えます。

一方、web会議ではモバイルやwi-fiなどのインターネット回線を使用する為、環境などに左右されやすくなります。

<メンテナンス>

テレビ会議では機器の故障や不調などに対して定期的な専門的な修理が必要となってきます。

web会議ではクラウド型であればほぼ無用です。システムがアップロードされても最新のバージョンをインストールするだけで済みます。

クラウド型web会議システムとオンプレミス型web会議システムの違い
  • クラウド型web会議システム

ベンダー(売り手、販売会社の事)が用意したサーバー(情報やサービスを提供するコンピューター)を利用。インターネットにつながる場所であればどこでも利用できる。

  • オンプレミス型web会議システム

自社のネットワーク内の専用サーバー(情報やサービスを提供するコンピューター)にアクセスする

web会議にも種類があるのですね。それぞれの特徴があるので環境にあったものを使用しましょう。

teamsを使ってみようアカウントの取り方

teams(Microsoft teams)はマイクロソフト社が提供するMicrosoft365のツールです。

teamsにはチャットなどの通話機能のほかにビデオ会議機能やファイルの共有オフィスアプリとの連携があります。

teamsはデスクトップ版、ブラウザ版、スマホアプリ版と3種類ありますが、いずれもMicrosoftのアカウントが必要となります。

teamsのアカウントがつくれないわ

そうなのです!teamsのアカウントはMicrosoftアカウントを取得してからじゃないと作れないのです。

では、teamsを利用するため、Microsoftアカウントの作成手順を説明していきますね。

Microsoftアカウント作成
  1. Microsoftアカウントにアクセス
  2. 「アカウント作成」ダイアログ表示、「新しいメールアドレスを取得」をクリック
  3. 任意の新規メールアドレスを入力
  4. 「次へ」をクリック
  5. 「パスワードの作成」ダイアログ表示、任意の新規パスワードを入力
  6. 「次へ」をクリック
  7. 簡単なクイズに答えてください
  8. 「次へ」をクリック
  9. 「サインインの状態を維持しますか?」ダイアログ表示
  10. 状況によって、「はい」「いいえ」どちらかをクリック

これでMicrosoftアカウントの作成は完了ですね。次にteamsのアカウントを作りましょう。

Microsoftアカウントでteamsは使えないの?

teamsのアカウントが無くてもweb会議へゲストとして参加はできます。

ですが、チームが会議で提供する全てにおいての機能にはアクセスできません。

web会議を円滑に、使いやすくするためにteamsのアカウントを取得しましょう。

teamsのアカウントの作成をしましょう。teamsを快適に使用するために後少しです。頑張りましょう。

Microsoft teamsアカウント作成
  1. 「Microsoft Teams」の公式サイトにアクセス「無料でサインアップ」をクリック
  2. 「メール アドレスの入力」のダイアログが表示
  3. 「任意のメールアドレス」を入力※ここでのメールアドレスはMicrosoftアカウントのメールアドレスにしなくても大丈夫です。
  4. 「次へ」をクリック
  5. 「Teams をどのように使用しますか?」と使用目的の確認画面の表示
  6. 選んだ項目(目的)にチェックを入れ「次へ」をクリック
  7. 「サインイン」のダイアログ表示、任意のMicrosoftアカウントのメールアドレスを入力
  8. 「次へ」をクリック
  9. 「パスワードの入力」のダイアログ表示、任意のMicrosoftアカウントのパスワードを入力
  10. 「サインイン」をクリック
  11. 「サインインの状態を維持しますか?」の確認画面
  12. 状況によって、「はい」「いいえ」どちらかをクリック
  13. 「電話番号の追加」ダイアログ表示、電話番号を入力
  14. 「次へ」をクリック
  15. スマートフォンのメッセージアプリを開くようにする
  16. 確認コードの記載、コードを覚える
  17. 「コードの入力」ダイアログ表示、覚えた確認コードを入力
  18. 「次へ」をクリック
  19. 「詳細の追加」ダイアログ表示、名前、生年月日を入力
  20. 「次へ」をクリック
  21. 「年齢をご確認ください」ダイアログ表示、生年月日確認
  22. 「次へ」をクリック
  23. 「teamsへようこそ」ダイアログ表示、氏名、姓を確認
  24. 「続行」をクリック

これでteamsの個人アカウントが作成でき、teamsを始める準備が出来ました。

引き続きデスクトップ版でのご利用の方はアプリをダウンロードする画面が表示されますのでアプリをダウンロード、インストールします。

web版をご利用の方は「代わりにアプリを使用」の選択、クリックし、アプリを起動します。

※ユーザーインターフェースや機能はweb版アプリ版に違いは無いので好きな方を選んでくださいね。

用語説明

プラウザ…ネット上に存在する膨大なwebページの中から読みたいページを選択、拾い読みしてくれるためのソフトウェア

ユーザーインターフェース…ユーザーとコンピューター間で情報をやり取りするいろんな機器や入力装置

コンピューター用語はニュアンスではとらえられるけれど説明は難しいですよね。お手伝いに記載させていただきます。

teamsでweb会議をする為の基本操作を覚えて始めよう

今回は、無料で利用できるteamsのブラウザ版を例題にして、teamsのはじめ方を説明していきます。

teamsを起動し表示された画面の左側にメニューが並んでいます。

  • アクティビティ…teams上でのアクティビティやお知らせの表示
  • チャット…チャットの開始、過去のデータ、チャットでの共有ファイル管理
  • チーム…自分が管理主催しているチーム、参加チームチャネルの管理
  • カレンダー…ビデオ会議の開始、会議の予定管理
  • 通話…音声通話や履歴などの確認、ボイスメールの確認
  • ファイル…teamsのストレージの共有ファイル、クラウドストレージとの連携、管理
  • アプリ…他のツール、アプリとの連携
  • ヘルプ…トピック検索、動画による使い方の説明

teamsでweb会議をする為にチーム作成、チームメンバーの登録をします。

teamsではチームとチャネルというグループ分けをします。

チーム…会社名、部署名などの大きいグループ分け

チャネル…それぞれのチーム内で課題により小分けされたもの

※チャネルは同一メンバー内での参加はできますが、他のチームのメンバー参加はできません。

それではteamsでチームを作成してみましょう。

  1. teamsの左側メニューの「チーム」をクリック
  2. 画面中央の「チームに参加、またはチーム作成」をクリック
  3. 画面右下の「チームを作成」をクリック
  4. 左側メニューの横にウィザードが表示、指示に従ってチームを作成
  5. チーム名横の「…」をクリック
  6. 表示されたメニューの中から「メンバーを追加」をクリック
  7. メンバーを入力

チームを作成すると「一般」というチャネルが自動的に作られます。

チャネルの追加はチーム名右横の「…」をクリックして「チャネルの追加」をクリックします。

これでteamsの準備はできましたね。次はチャットをしてみましょう。

teams内での会話で「メンション(言及する)」と表現されているものがあります。

メンションを使うと何か違うの?

teamsでチャットのやり取りをする時「○○さんにメッセージを送った」という事を強調できます。

そして、送信した相手に「気づいて!」という事ができる機能です。

大事な会議の知らせに気づいてもらえないと困りますよね。

特定したメンバーとメンションをする場合の手順をしてみましょう。

  1. メンバーがいるチーム名を選択クリック
  2. 右下のメンション入力欄に「@」メンバー名
  3. 表示されたメンバー名をクリック
  4. 文章を書く

全メンバーにメンションをする場合は「@」teamと入力、チーム名をクリック、あとは一緒です。

チャネル内のメンションは「@」channelと入力、チャネル名をクリック、あとは一緒です。

teamsの基本操作は以上になりますが、いかがでしょうか?

もっと詳しく知りたい方は上記でも説明しましたがteamsの初画面で左側メニューに「ヘルプ」があります。

その中にビデオで詳しい使い方説明がありますので、よかったらそちらをご覧くださいね。

teamsでweb会議をするやり方とはすぐ会議と予約会議

teamsでのweb会議のやり方には主に2つあります。

1つ目はすぐにweb会議を開き参加する方法、2つ目はweb会議を予約して開催、参加する方法です。

teamsでのチャットで話し合ってもなかなか解決ができない時、困りますよね。

他にも意思疎通をさせるやり方が難しい時、相談や検討などが必要な時にはすぐにweb会議をひらき、参加してもらいましょう。

事前に決まっている日にちでのweb会議は会議を予定し開催して参加をしてもらいましょう。

この2つのteamsでする会議のやり方を説明していきますね。

teamsですぐにweb会議を開催する方法

すぐに会議を開催、参加してもらうにはチャネル画面、チャット画面、予定表の3つから設定できます。

分かりやすくするために、一つずつ説明していきますね。

<チャネル画面からの設定方法>

  1. チャネル画面の右上にある「会議」、もしくは「その他のオプション」(∨マーク)をクリック、
  2. ダイアログが表示される「今すぐ会議」をクリック
  3. 会議の件名などある場合「件名を追加しますか」をクリック会議の件名を入力
  4. 希望するカメラの設定
  5. 「今すぐ会議」をクリック
  6. チームに参加をしているメンバー達が候補に表示
  7. 参加して欲しい人の名前横、「…」をクリック
  8. ダイアログ表示「参加を依頼」をクリック
  9. 参加者達に参加依頼が送られる

外部チームのメンバーの参加には「他のユーザーを招待」に参加者の名前やアドレスを入力し表示された中から追加します。

<チャット画面からの設定方法>

  1. チャット画面を開く
  2. チャットリストから1対1もしくはグループのチャットの選択
  3. チャット画面右上にあるビデオ会議または音声通話をクリック
  4. 参加者への呼び出しが開始される

※該当するチャットが無いときは新しいチャットをクリック、参加をして欲しいメンバーの名前を入力、候補から選択します。

予定表からでも「今すぐ会議」が開催できるのでやってみましょう。

<予定画面からの設定方法>

  1. カレンダーをクリック
  2. 予定表をクリック
  3. 画面右上の今すぐ会議をクリック
  4. 会議の件名、カメラスピーカーの設定
  5. 今すぐ会議をクリック
  6. 他のユーザーを招待に参加者の名前、アドレスを入力
  7. 表示された候補から選択
  8. 呼び出しがかかる

以上が「今すぐ会議」をする方法です。次に先行して、予約した会議に参加してもらう方法を説明しますね。

用語説明

ダイアログ…パソコンなどの画面上にあらわれるメッセージが表示されている小さいウィンドウ

エラーメッセージや動作確認メッセージの事などが表示されます。

teamsで先行してのweb会議を予約する方法

前もって会議を予約して参加してもらうには予定表、チャネル画面、チャット画面の3つの方法があります。

これもわかりやすくする為一つずつ説明していきますね。

<予定表画面からの設定方法>

  1. カレンダーをクリック
  2. 予定表開き「新しい会議」をクリック
  3. 会議のタイトル、参加メンバー、日時を入力、設定
  4. 設定後に送信
  5. 予定表に登録された会議の詳細が表示

カレンダーからの予約は普段からカレンダーを見慣れているのでやりやすいですよね。

<チャネル画面からの設定方法>

  1. チャネル画面を開く
  2. チャネル画面右上「その他オプション」(∨マーク)をクリック
  3. ダイアログ表示され「会議をスケジュール」をクリック
  4. 「新しい会議」の画面が開きます
  5. 会議の件名、参加メンバー、日時を入力、設定
  6. 設定後に送信
  7. チャネル画面に登録された会議が表示
  8. 参加メンバーにはメール通知が届く

少し難しく感じるかもしれませんが、慣れると使いやすく思うかもしれませんね。

<チャット画面からの設定方法>

  1. 対象のチャットグループの画面を表示
  2. 会話を入力欄下のカレンダーマーク会議の予約をクリック
  3. 会議の件名、参加メンバー、日時を入力、設定
  4. チャットメンバー表示される
  5. 他のメンバーを追加したいときは+任意をクリック
  6. 名前、アドレスを入力し参加者を追加する
  7. 設定後に送信する。
  8. 参加者メンバーにはメールで通知が届く

テレワークやリモートワークなどでteamsの会議をコミュニケーションの手段として使ってみましょう。

web会議は、どうしても通信の問題で音声の乱れが生じます。

性能の良いイヤホンで、少しでも聞き漏らしがなく、業務がスムーズに進めると嬉しいですよね。

teamsでweb会議の招待をoutlookでしてみよう

teamsのweb会議での招待をoutlook(メール)でしてみましょう。

上記でteamsの基本操作やweb会議の方法などを紹介したので今度はweb会議の参加メンバーを招待する方法を説明していきたいと思います。

 teamsのweb会議招待はそんなに難しいものではありません。

そして招待されたら参加もしてみましょう。

是非、チャレンジしてteamsを使いこなしてくださいね。

web会議のメンバーをoutlookで招待する

teamsで会議の招待をする方法はoutlook(メール)を使用する方法とteamsアプリを利用する方法があります。

outlook(メール)で招待する方法

  1. outlookを起動する
  2. 左側メニューから予定表ウインドウを開く
  3. 上部リボンタブのteams会議が表示
  4. 「新しいteams会議」をクリック
  5. teams会議招待メール作成ウインドウが表示
  6. 会議の件名、出席者、日時を設定
  7. 本文を書いて送信
  8. 招待メールを送信するとoutlookの予定表ウインドウに会議の予定が表示

※teamsアプリからの招待は上記で説明した「今すぐ会議」や予定表からの会議予約でそれぞれの参加メンバーへの通知が招待となります。

web会議の招待は会議URLを貼ればGメールやLINEでも招待できます。

teamsで招待済みのメンバーを会議に呼ぶ方法

参加メンバーが現れない時はteamsの会議画面で呼び出しましょう。

予定していた会議に招待していたメンバーが時間になっても現れないというケースがあります。

そこで、会議にあらわれない相手を呼ぶ方法を紹介します。

<招待済みメンバーを会議に呼ぶ方法>

  1. teamsの会議画面で上部の参加者の表示をクリック
  2. 招待済みで会議の時刻に参加していないメンバーが表示される
  3. 参加していないメンバーにカーソルを当てる
  4. 「参加をリクエスト」と表示される
  5. 「参加をリクエスト」をクリック

メンバー表示に通話中とでて画面下部にメンバーのアイコンが表示されます。

相手には参加を呼び掛けているよと通知が行くので相手は慌ててしまいますね。

teamsのweb会議に招待されたら参加しよう

上記でもふれましたが、teamsのweb会議はアカウントを持っていなくても参加できます。

ここではteamsの会議に招待された時に参加する方法をご紹介します。

teamsのアカウントをお持ちの方の場合、outlook(メール)にteams会議のリンクが記載されているメールが届きます。

メールに書いてある会議に参加するには「ここをクリックしてください」と言うメッセージをクリックしてください。

ブラウザでのteamsが立ち上がり、「どの方法でteams会議に参加しますか?」と表示されます。

「このブラウザで続ける」またはデバイスにアプリをインストールしている方の参加は「teamsアプリを開く」を選択します。

マイクの設定を行い、カメラ機能をオンにする。そして「今すぐ参加」をクリックします。

まとめ

  • web会議に必要なものはデバイスとインターネット環境、web会議用アプリだがweb会議の質を高める為に必要なものとしてマイクスピーカーとカメラも用意すると良い
  • web会議とテレビ会議は離れた場所でのコミュニケーションがとれるが2つは違うものである
  • teamsはMicrosoft社のoffice365のツールであり、Microsoftアカウントの取得が必要である
  • teamsのweb会議は「今すぐ会議」と予定表からの会議予約がある
  • teamsのweb会議の招待と参加はアプリからとoutlookからできる

リモート ワークと在宅勤務が急増している今web会議の導入は必要なものとなっています。

しかし、働いている方の中でも「聞いたことがあるけれどよくわからない」という方は意外に多いものです。

web会議に関してはアプリやツールがうまく使えないことがおおきなストレスになりがちです。

今回の記事がそのようなストレス解消のきっかけになれば、それはとてもうれしい事となります。

蓋を開けると自動でペアリングしてくれるのも嬉しい機能ですよね。

web会議だけではなく、プライベートでも大活躍してくれそうです。

ランニングやジムなどコードのもたつきを気にせず楽しめす。

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