あの人仕事もできないし、雑用もしてくれない
あなたの会社にも仕事ができない人がいて困っているのではないでしょうか?
仕事ができない人ほど雑用しないようです。反対に仕事ができる人ほど雑用もすすんで取り組むようです。
私が会社で働いていた時仕事のできる先輩がいて、確かに彼女は大きな仕事以外のゴミ捨てや書類整理など雑用を積極的にしていました。
反対に仕事ができない私は、先輩に言われるまで雑用しない新人でした。
あなたが普段している雑用を、手伝ってくれたら助かりますよね。
やはり仕事ができない人が仕事をできるようになった方が、周りの人は助かります。
この記事では仕事ができない人が雑用しない理由と、その人に対してどういった対応をするといいか対処法を紹介します。
この仕事にどんな意味があるのか?と聞かれることがあることでしょう。
この本には部下への伝え方のヒントが書いてあります。
部下が仕事の意義を理解ることで成長してくれるといいですね。
仕事ができない人ほど雑用しない理由を紹介
仕事ができない人が職場にいると困りますし、雑用にも積極的に取り組んでもらいたいですよね。
仕事ができない人が雑用しないのには理由があるので、まずは理由を知り対策を練りましょう。
仕事ができない人への対応については、また後ほど紹介します。
仕事ができない人が雑用しない理由は?気づかないため
雑用しないのはなぜでしょうか?考えられる理由を見ていきましょう。
- 雑用をする意味がわからない
- 目立つ仕事だけをやりたい
- 雑用があることに気づかない
他にも様々な理由が考えられますが、上記の3つが考えられる原因のようです。1つずつ見ていきましょう。
<雑用をする意味がわからない>
雑用しない理由としてまず考えられるのは、なぜ自分が雑用をしなければならないのか、と雑用をすることに納得をしていないからです。
誰でもできることをしても会社内での評価が上がらないと考えているならば、雑用しないのも当然です。
雑用をしている姿を見られることで、仕事をしていないと評価されることを恐れているのかもしれません。
雑用をすることで気が利く人だな、いい人だなとして評価されることを知ってもらえることが大切です。
<目立つ仕事だけをやりたい>
雑用を下の人がやるものと考えている人は、雑用をしないでしょう。
上の人に仕事ができると評価されるような大きい仕事しかしたくないと考えている人は雑用をしません。
実際に雑用ばかりしていても仕事での評価は良くなることはないでしょう。
雑用がしっかりできる人を評価する環境であれば、雑用に対して積極的になるでしょう。
<雑用があることに気づかない>
わざと雑用をしていないのではなく、雑用の存在に気づいていない場合もあります。
私は先輩に指摘されるまで、書類を整理するものであることや、捨てていい書類もあるといったことを知りませんでした。
私のように気が利かないと言われる人は、無意識のうちに周りの人をイラつかせてしまいます。
なぜこんなことにも気づかないの?無神経だな
お怒りのことでしょうが、新人ならば雑用を指示することや手が空いている時は指示を仰ぐなど、基本的なことを教えることで自ら雑用をするようになるかもしれません。
私は先輩たちの負担になるような掃除を代わりにするといいということを学ばせてもらい、わずかながら職場に貢献できたと思います。
雑用とはどんな業務?資料整理や掃除など多岐にわたる
どんな業務が雑用と言われているものなのでしょうか?雑用の例を紹介します。
- 資料整理やマニュアル作成
- 掃除をする
- コピー
この3つ以外にも雑用はありますが、代表的なものを選んでみました。具体的な内容を見ていきましょう。
<資料整理やマニュアル作成>
資料整理とは、業務で使う書類などの資料を分類ごとに分けて必要な時に取り出しやすくすることです。
例えば、私が以前勤務していた会社ではお客さんの情報を書いた書類がありましたが、量が多く保存する場所が足りなくなったことがありました。
先輩がその書類は破棄していいものであることを教えてくださったおかげで職場が綺麗になりましたし、処分していい書類であることを学ぶことができました。
業務で使用する書類を整理することで、必要な書類をすぐ取りだすことができます。
書類の仕分けができる人は、仕事ができることが多いそうです。
マニュアル作成も大変なことなので、丸投げされることもあるかもしれません。
自主的に後輩への引き継ぎとして作成される方もいらっしゃるようです。
マニュアルを作成することで、初めての人でも取り組みやすくなりますし人によってレベルの差が出にくくなります。
<掃除をする>
掃除の担当が決まっていれば勝手にはできませんが、デスク回りなどの掃除は個人の判断ですることができますよね?
自分のデスク回りだけでなく、社内の共用部分も掃除してみてください。
私も暇な時はデスク周りやお客様に出す商品の棚などを拭いて掃除をしていました。
普段は気付きませんが、意外とほこりがたまっているものです。言われる前に注意して掃除する必要があるなと感じました。
綺麗になったら気持ちいですよね。考えもまとまり、何かいいアイデアが浮かぶかもしれません。
<コピー>
意外と奥が深い雑用に資料のコピーと、コピーした資料のホッチキス止めがあります。
コピーをするといってもただ考えなしに初期設定でコピーをするのではなく、どのサイズが必要なのか?また両面印刷をするのか?という風に色々考えることが大切です。
様々なことを考えることにより他の業務においても、複数の事態の想定をすることができるようになるでしょう。
雑用が仕事において大切にされている理由を3つ紹介
雑用をしない理由はその人にとって大事な業務ではないからです。
なぜ仕事において雑用をする必要があるのか、理由を見てみましょう。
- 仕事の基礎身に付く
- 快適な環境を作ることができる
- 周りから信頼される
なぜ雑用をすることで信用されるのでしょう?その理由について詳しく説明します。
<仕事の基礎が身に付く>
新人がいきなり重要な仕事を任されることは少ないでしょう。
雑用といわれる業務には仕事の基礎が詰まっているので、雑用をすることで重要な仕事をするための基礎を築くことができます。
<快適な環境を作ることができる>
雑用には書類整理や掃除などがあることを先ほど紹介したと思います。
これらの雑用をすることで、書類を探す手間が省けますし綺麗な職場で仕事をすることができます。
職場を仕事がしやすい快適な環境にすることで、生産性も上がるのでいいことずくめです。
<周りから信頼される>
雑用が面倒なのは、みんな一緒です。やっていて面白いものではないでしょう。
だからこそ雑用を一生懸命にする人は、周りから気が利く人で信頼できる人だと評価されます。
難しい仕事や根気のいる仕事にも挑戦できるきっかけを作ってくれるかもしれません。
雑用は直接会社の売上にはつながらないので軽視してしまうかもしれませんが、売上をあげるための環境づくりとして大切です。
雑用をしない人の心理や雑用をすることが仕事において大切である理由をお分かりいただけたでしょうか?
次は仕事ができない人をそのまま放置してもいいのか、ということについて考えてみましょう。
あなたにとっては意味のある仕事でも他の人は存在意義が分からないかもしれません。
どんな業務も仕事において大切であることを伝えたいですよね。
この本には上手な伝え方が書いてあります。
仕事ができない人は放置する?職場に悪影響のリスクもある
あなたの職場にも仕事ができない部下や上司がいることでしょう。
あなたが上司の場合、仕事ができない部下を放置したくなるかもしれません。
しかし仕事ができない人を放置することで、様々な悪影響が出る可能性があるので、放置する時は慎重に考えましょう。
仕事ができない人だからといって放置しない方がいい理由を紹介します。
仕事ができない人を放置しない方がいい理由を紹介
なぜ仕事ができない人を放置しない方がいいのでしょうか?理由は以下の3つです。
- 職場のモチベーションが下がる
- 生産性が下がる
- 部下の成長につながらない
仕事ができない人を放置しない方がいい理由は上記のものが考えられます。
<職場のモチベーションが下がる>
仕事ができないもしくは仕事をしていない部下を放置してしまうと、他の社員に悪影響がでる可能性があります。
現状に絶望して優秀な人材が会社を辞めてしまうことも十分に考えられます。
優秀な人材は上司としても自社で活躍してほしいことでしょう。
職場に仕事ができない人しか残っていないということにならないためにも、仕事ができない人を放置しない方がいいでしょう。
<生産性が下がる>
仕事ができない人を放置してしまうことで、部署全体の生産性が下がってしまうリスクがあります。
部署のみんなで作業をしている時に一人だけサボっているのを見るといい気がしませんよね。
プロジェクトに取り掛かっている最中に仕事ができない人だけ期限に遅れていると、計画が大幅に遅れてしまいます。
<部下の成長につながらない>
仕事ができない部下を放置してしまうことで、部下のミスが増えることやミスを繰り返すことが考えられます。
部下がミスをしてしまうのは部下の責任と思われるでしょうが、上司にも多少なりとも責任があることを忘れてはいけません。
上司は部下よりも仕事ができる、また部下のフォローができる人材として上司になっているのではないでしょうか?
部下のミスを放置するだけだと、上司の管理能力を問われたり降格させられたりする可能性もあります。
部下がミスを正して成長するためにも、仕事ができないからといって放置しない方がいいでしょう。
残念だが仕事ができない人を放置すると業務が早く進む
先ほど仕事ができない人を放置しない方が職場にとっていいと説明しましたが、場合によっては放置せざるを得ないケースも存在します。
できることなら仕事をしてもらいたいですが、どんな場合には放置してもいいのでしょうか?
それは、部下にいくら教えても仕事ができるようにならない場合です。
上司がいくら頑張っても部下にミスを直す意思が感じられない場合や反抗的な場合は放置するしかなくなります。
仕事ができない人を放置することで職場にとっていいこともあります。どんなことでしょうか?
- 面倒な手間が減る
- 確認をする手間が省ける
- 計画を立てやすくなる
- トラブルが減る
- 指導や注意をしなくていい
仕事ができない人を放置することは心苦しいかもしれませんが、周りの人が楽になるのも悲しいかな事実です。
<面倒な手間が減る>
仕事ができない人を放置することで、今までしていたフォローや尻拭いをしなくて済むようになります。
確実にあなたが無駄なことをしなくてよくなるでしょう。
<確認をする手間が省ける>
仕事ができない人に仕事を任せると、できる人に比べて確認をすることが増えますよね。
間違った方法で仕事をしていないか、ちゃんと仕事が進んでいるのか気になることでしょう。
仕事ができない人にさせることなく仕事ができる人に任せることで、確認をする手間を省くことができます。
<計画を立てやすくなる>
仕事ができない人に仕事をさせると、予期しないアクシデントが起きるリスクがあります。
最初からその人をメンバーに考えないことで、仕事の計画を立てやすくなります。
確かに人数が減った分負担がかかるかもしれませんが、計画が立てやすいので結果的に仕事の進みがよくなる可能性も考えられます。
<トラブルが減る>
仕事ができない人に仕事を任せると、必ずといっていいほどミスをします。
私も会社で働いていた時、月末の報告書の数字が合わず、何が違うか分かりませんでした。
初めのうちは教えてくださった先輩も自分でやった方が早いので、気づいた時には報告書の作成、提出が終わっていることが多くなりました。
このように仕事ができない人に仕事をさせないことで、ミスやトラブルが減ります。
<指導や注意をしなくていい>
仕事ができない人はミスをするので、そのたびに注意しなければなりません。
指導や注意するにはエネルギーを使いますし疲れることでしょう。
注意しても無駄だと放置することで、注意する手間とストレスを減らすことができます。
このように仕事ができない人を放置することで、あなたや周りの社員の負担を減らすことができます。
職場で放置されて困っている!打開策を5つ紹介
これまで仕事ができない人を放置してもいいのか?ということについて考えてきましたが、反対に職場で放置されて困っている方もおられるのではないでしょうか?
仕事を教えてもらえず困っている人向けに、放置される理由と放置されている状態を放っておくとどうなるかについて紹介します。
まずは職場で放置されている理由について考えてみましょう。
- 会社で研修制度が整っていない
- 上司の方針で教えない
- 時間がなく放置している
職場で放置されている理由について詳しく見ていきましょう。
<会社で研修制度が整っていない>
会社で研修をするための制度が整っておらず、何を教えたらいいのか分からないというケースです。
大手企業ではなくベンチャー企業やスタートアップ企業で多いようです。
私の知人で研修をしてもらえないという人がいました。
その部署に新人が来るのが初めてらしく、しばらく簡単な雑用しかできなかったそうです。
<上司の方針で教えない>
会社にはいろんな考えの人がいる以上、仕事は教えるもの･教わるものではないと考えている上司もいます。
あえて後輩を育てるために放置しているということですね。
しかしあまりに放置されていて不安な場合は、以前その上司と仕事をしたことのある人に相談してみてもいいかもしれません。
<時間がなく放置している>
仕事が忙しいため教える時間をとることができず放置しているケースです。
私の以前の職場のように教えるくらいなら自分でやった方が早いと考えている人は、放置する可能性が高いでしょう。
次は放置されている状態のままでいることで困ることについて考えてみましょう。
- 仕事を覚えることができない
- 自信がなくなる
- モチベーションが下がる
仕事を覚えることができないとこまりますよね?具体的な内容について説明していきます。
<仕事を覚えることができない>
放置されたままだと誰からも仕事を教えてもらうことができないので、貴重な時間を浪費するはめになります。
特に新人の場合仕事を覚えることができなければ今後の人生を左右しかねません。
ただ待つのではなく、自分からアクションをおこすことが大切です。
<自信がなくなる>
放置されていつまでも仕事ができない状態が続くと、自分は何もできない無力だとどんどん自信がなくなります。
<モチベーションが下がる>
仕事を教えてもらえず放置されれば、仕事のスキルが向上せず達成感を味わうこともできません。
仕事ができないままだとモチベーションも下がってしまいます。
このように職場で放置されて自信を失った場合はどうすればいいのでしょうか?
放置された状態を打開する方法を5つほど紹介します。
- 上司に仕事がないか聞く
- 相談する
- 自分から提案する
- 人事部に相談する
- 新しい環境へ行くことも考える
放置されたと諦めるのではなく、自分から働きかけることで道が開そうですね。
<上司に仕事がないか聞く>
自分から先輩や上司に話しかけるのは怖いかもしれませんが、勇気を出してできることはないか聞いてみましょう。
何度でもへこたれずに話しかけることで何か仕事をもらえるかもしれません。
<相談する>
同期や先輩などに相談できそうなら、相談してみましょう。
私も同期には先輩との接し方など相談をし助けてもらいました。そのため相談する前よりも先輩と話すのが怖くなくなりましたね。
<自分から提案する>
上司が教えない人であれば自分で学ぶしかありません。
仕事に関連する本やホームページなど使えるものは何でも使って勉強しましょう。
その上で上司に提案や質問をすることで、道が開けるかもしれません。
<人事部に相談する>
業務について自分で勉強した上で上司に質問をしても何も教えてもらえない場合は、上司に問題があるかもしれません。
人事部に相談することで、きちんと指導してくれる部署に移動できる可能性もあります。
人事部に伝える際はただ上司の悪口や愚痴を言うことのないように注意しましょう。
<新しい環境へ行くことも考える>
これは最後の選択肢ですが、どうしても仕事を教えてもらえない、何もすることがない場合は思い切って職場を変えるのも手です。
すぐに離職をするとすぐに辞める人なのでは?と印象が悪くなる可能性がありますので、よく考えてから職場を変えましょう。
仕事ができない人への対応は?部下との会話も有効
仕事ができない人に対してどのような対応をすればいいのでしょうか?
仕事ができないからと放っておくのではなく、適切な対処をすることでその人のためにもなり周りの人も助かることでしょう。
あなたの職場で仕事ができない人がいる場合の対応についていくつか案を紹介します。
仕事ができない人に対して報連相を徹底する
部下や取引先の人で仕事ができない人の場合は、報連相つまり報告･連絡･相談を必ず行うようにしましょう。
部下が萎縮している場合、上司や先輩から日常会話をすることで関係がよくなり部下から相談しやすくなるかもしれません。
部下に何を伝えたらいいかしら?
報連相を行うといっても人によって捉え方が違うかもしれません。
仕事ができない人に対して報連相を行う時は、以下のことに気をつけるといいでしょう。
- 仕事の期日を伝えるときに余裕をもつ
- 指示を伝えるだけでなく聞き返してみる
報連相をする上で気を付けることについて、詳しく説明しますね。
<仕事の期日を伝えるときに余裕をもつ>
仕事の期日はぎりぎりにするのではなく、余裕をもって設定することが大切です。
まずは本人に何日くらいでその仕事を終えられるか聞き、期日の1日もしくは2日後を締め切り日にするとよいでしょう。
もっと余裕を持って締め切り日を設定してもいいかもしれません。
締め切り日を伝える際は、期日までにできないと思ったときは早めに知らせてほしいと伝えることも忘れないようにしてください。
仕事ができない人あるあるで、計画を立てることができないため締め切りぎりぎりになって、仕事が期日に間に合わないことを伝える可能性があります。
もし締め切り日を破ることがたびたびあった時は、途中で声をかけるタイミングを作る、声がかけにくい雰囲気を作らないなどのことに気を配ってみてください。
<指示を伝えるだけでなく聞き返してみる>
部下に仕事があるか聞かれた時やどうしたらいいか聞かれた際には、逆に「どうしたらいいと思う?」と聞いてみましょう。
仕事ができない部下が指示待ち人間の場合、過去に自発的に動いた結果上司に叱られたのが原因である可能性も考えられます。
一方的に指示を出すだけでなく、相手の意見や考えも聞き、希望を伝えた後は自分自身で何をすべきか考えてもらいましょう。
たとえあなたの考えとは違う結果になっても感情的に叱るのはやめましょう。
また自分で考えなくなるという負のループがうまれることになりかねません。
仕事ができない人への対応は、報連相の徹底以外にも存在します。
どういったものがあるのでしょうか?他の対処法についても見てみましょう。
仕事ができない人にはできる範囲の業務を振る
仕事ができる･できないに関係なく、暇を持て余した部下は上司に仕事があるか聞くことでしょう。
あなたが上司の場合、部下に仕事がないかどうか聞かれた時には、その人の能力で対応できる仕事を振ってあげてください。
その人の能力やスキルを見極め、適切な量の仕事を割り振りましょう。
｢あなたにできる仕事はない｣と言うのは簡単かもしれません。
しかしやる気のある人の場合、何も業務を与えないのは非常にもったいないです。
部下のできる仕事を与えることで、あなたの業務が減りますし部下も達成感や自信を持つことができるでしょう。
部下の能力でできる範囲の業務を与え、業務に時間をかけすぎていないかもチェックしてみてください。
仕事ができない人の改善点を一緒に考えてみる
仕事ができない人のせいで日頃から迷惑を被っているのに、面倒を見るなんてとんでもないと思われるかもしれません。
仕事ができない人を叱責するのではなく、どうすれば仕事ができるようになるか考えてみてください。
部下の失敗から学ぶことで他の人も成長できるとプラスに考えましょう。
ミスや失敗を晒して馬鹿にするのではなく、みんなで共有して改善するという考えでミスを共有するのもいいでしょう。
ミスを共有する時には、以下のことを意識してみましょう。
- 誰もがコメントをできるようにする
- 次はどう改善しようと考えているかも書く
専用のノートを作るのもいいですし、日報として毎日提出するのも効果的です。
<誰もがコメントをできるようにする>
部署やチームの人みんながコメントをできる状態にすることが大切です。
上司だけでなく同僚にも見てもらうことで、より効果的な改善策を思いつくことができるかもしれません。
<次はどう改善しようと考えているかも書く>
ミスや失敗をした本人が次はどう改善しようかきちんと考えることも大事です。
当事者として改善する意識を持つことで、仕事ができるようになる可能性が増すことでしょう。
このように日報やノートなどで共有することで、失敗の理由がわかり失敗したことへの怒りやストレスを抑えられるかもしれません。
まとめ
- 仕事ができない人が雑用しない理由は、雑用をする意味を理解していないから、もしくは雑用に気づかないから
- 雑用にはマニュアル作成やコピーなど様々な業務がある
- 仕事ができない人を放置すると職場に悪影響がでることもある
- 仕事ができない人を放置することで、面倒が減る･トラブルが減るのも事実
- 仕事ができない人には報連相を必ず行い、余裕があれば改善点を一緒に考える
仕事ができない人が雑用しない理由について、理解してくださったでしょうか?
雑用は｢雑｣という字が入っているため、軽視されがちです。
雑用は無駄な業務ではなく、仕事の基礎を身につけることのできる大切な業務であることを理解してもらいましょう。
雑用の重要性が分かれば雑用しない人も雑用をするようになり、仕事ができる人になる可能性もあります。
諦めずに仕事ができない人に対応することで、職場環境がよくなり仕事がやりやすくなれば幸いです。
部下とのコミュニケーションに困っている方もおられるのではないでしょうか?
部下へにどう言えば伝わるかこの本を読めば分かるようになりますよ。
