マニュアルって探すのも大変だし読むのも大変…と感じたことはありませんか?実はそのマニュアル、作る側もとっても時間がかかり大変なのです。
そんなマニュアル作成や運用を簡単にできるように作られたのが「マニュアル作成ツール」です。
マニュアルの作成ツールは、マニュアルを効率的かつ簡単に作成できるように、様々な機能を兼ね備えた専用ツールです。
フリーで配布しているテンプレートを使用することで、簡単にマニュアル作成が可能になります。
機能が充実した作成ツールは有料のものがほとんどですが、フリーで使用できる期間が設定されていることが多いです。
必要な機能は目的により異なると思いますので、フリーのテンプレートか有料の作成ツールのどちらを使用するのか検討してみてくださいね。
マニュアルがあると多くの社員に業務を理解してもらえますね。
しかし、分かりにくいマニュアルではかえって混乱を招きます。
分かりやすいマニュアルを作りましょう。
マニュアルの作成ツールはフリー?業務の効率化が大切
どの会社にも必ず1つはあると言っても過言ではないマニュアルですが、実際にどのような目的で運用されているのでしょうか。
この記事では、マニュアルの目的だけではなく、作成のポイントや作成ツールについても説明していきます。
マニュアルの作成ツールを使用することで、マニュアルを効率的かつ簡単に作成することができます。
マニュアル作成は、無料テンプレートを使用することで効率的に行うことができます。
機能が充実したものを選ぼうと思えば、完全にフリーのプランはありませんが、無料トライアル期間を利用してみましょう。
マニュアル作成の目的と運用することで得られる効果
そもそもマニュアルって何のためにあるの?
マニュアルは、主に「業務効率化」や「人材育成」を目的に作成されます。
どの会社も大体マニュアルを作成していると思いますが、作成することによりどのような効果が得られるのでしょうか。
- 作業時間や教育時間の短縮
- 仕事の質が安定する
- 属人化リスクの軽減
メリットを1つずつ説明していきたいと思います。
<作業時間や教育時間の短縮>
仕事中に、「ここってどうやってやるんだっけ…」と悩むことはありませんか?そのときすぐに確認できる人がいればいいですが、そうではありませんよね。
新人であればなおさら、今忙しいかな?誰に聞いたらいいかな?と聞くことを躊躇してしまうこともあるのではないでしょうか。
そのように悩んだり迷ったりしている時間は作業時間を大幅に遅らせます。
そんな時にマニュアルで手順がすぐに確認できれば、作業時間を短縮することができます。
また、新入社員に指導したり引き継ぎをしたりするときにマニュアルがあれば、教育に充てる時間を短縮し他の業務にあたることができます。
業務内容や作業工程を知っているかどうかは、その後の作業時間の短縮にもつながります。
<仕事の質が安定する>
マニュアルを作成することで、細かい手順や業務内容を明記することができ、作業に抜けがでたり、スタッフによって行動レベルに差が出たりする状況が減少します。
その結果、仕事の質の安定につながり、作業の抜けによる修正業務などもなくすことができます。
<属人化リスクの軽減>
「属人化」とは、特定の業務の進め方や進捗状況を担当者のみが把握している状態のことです。
特定の業務に長けた人材がいることは、会社にとっては強みであると思います。ですが、担当者が病欠や退職になった際に代わりとなる人がいないことはデメリットの1つです。
担当者の急な休みにより、毎回業務に支障がでるのは大変ですよね。
マニュアルを作成することで、個人に依存した業務や属人化のリスクをなくすことが可能になります。
マニュアルを作成するときのポイントを5つ紹介
マニュアルがあれば便利ですが、やみくもに作成すればいいというものではありません。
それでは、どのようにマニュアルを作成すればいいのでしょうか。
ここからは、マニュアルを作成するときに意識したいポイントについて紹介していきます。
- 5W1Hを意識して作成する
- 専門用語はできるだけ使用を控える
- 図やイラストを使用し見やすくする
- 知りたい内容を探しやすくする
- マニュアル運用のルールを設定する
どれもマニュアル作成においてとても大切なことなので、1つずつ説明しますね。
<5W1Hを意識して作成する>
よく聞く5W1H、何を指しているかは知っていますか?
When(いつ)、Where(どこで)、Who(誰が)、What(何で)、Why(何故)、How(どのように)
このどれか1つでも欠けると、読み手の理解を妨げることになります。5W1Hを意識してマニュアル作成を行いましょう。
特にWho(誰が)、How(どのように)は削ってはいけないポイントですよね。
<専門用語はできるだけ使用を控える>
マニュアルは読み手の立場を想定して作成する必要があります。
マニュアルを必要とする人は、新入社員や経験の浅いスタッフなど専門知識に詳しくない場合が多いです。
その人たちにとって、専門用語が多数使用されたマニュアルは理解に時間がかかります。
説明する上でどうしても専門用語が必要な場合は、注釈で説明をつけるなどの工夫をしましょう。
<図やイラストを使用し見やすくする>
文字ばかりがひたすら羅列されたマニュアルは読みにくく、読み手の理解を妨げます。
図やイラスト、時には動画などをマニュアルに挿入することで内容がわかりやすくなります。
作成ツールの中には簡単に動画が挿入できるものもあります。このあと説明していきますので、参考にしてくださいね。
<知りたい内容を探しやすくする>
業務でわからないことがありマニュアルを頼る場合、疑問点がすぐに解決できるとありがたいですよね。
目次や見出しはわかりやすいキーワードを設定し、誰がみてもすぐに検索ができるように作成しましょう。
業務内容や業種ごとにマニュアルを分けて保管しておくのもいいですね。
<マニュアル運用のルールを設定する>
マニュアル管理の担当者を決め管理方法を統一することで、社内のマニュアルによる問題を解決することができます。
また、マニュアルの更新時期や更新担当者を決めることで、業務内容とマニュアルのずれを防ぎましょう。
マニュアル作成ツールって何?役に立つ機能も説明
マニュアル作成ツールは、マニュアルを効率的かつ簡単に作成できるように、様々な機能を兼ね備えた専用ツールです。
せっかく時間をかけてマニュアルを作成したのにうまく活用されていない、どこにあるのかがわからない、情報が古くニーズに合っていないといった問題をよく耳にします。
そんな問題を解決し、マニュアルを効率的に活用するために作られたツールがマニュアル作成ツールです。
簡単なマニュアルであればWordやPowerPointでも作成可能ですが、作成者の技術やセンスにより内容に差が出ることが難点です。
また、複雑なマニュアルであればマニュアルの作成自体に多くの時間がかかることになります。業務効率化のためのマニュアルなのに、それでは本末転倒ですよね。
作成ツールを使用することで、上記の問題は解決することができます。作成ツールにはどのような機能があるのでしょうか?
マニュアル作成
マニュアル作成ツールというくらいですから、もちろんマニュアル作成機能が備わっています。機能は大きく分けて以下の3つです。
- テンプレート機能
- 動画や画像の編集機能
- 取り込み機能
マニュアルは白紙の状態から作成しようと思うと時間がかかり大変ですが、上記の機能が備わっていることで誰でも簡単に作成が可能です。
<テンプレート機能>
作成ツールには多数のテンプレートが準備してあります。作成するマニュアルに合わせて適したテンプレートを選択することで、マニュアル作成にかかる時間を短縮することが可能です。
<動画や画像の編集機能>
テンプレートに沿ってマニュアルを作成していく過程で、動画や画像を編集できるツールもあります。
動画や画像の編集作業は難しいと思われがちですが、専門知識がなくても簡単に挿入や編集ができるものであれば、誰でもマニュアル作成ができます。
<取り込み機能>
既存のマニュアルがある場合は、取り込み機能のある作成ツールを選ぶことで、作業時間を大幅に短縮することができます。
これまで部署ごとにバラバラで分かりにくかったマニュアルの規格を統一することも可能です。
マニュアル活用
作成ツールを使用してマニュアルが完成しても、うまく活用できなければ意味がありません。
下記のような機能が備わっているものであれば、マニュアル完成後の運用も安心です。
- 検索機能
- QRコード機能
実際どのような機能なのでしょうか?詳しくみていきましょう。
<検索機能>
マニュアル作成のポイントの項でも、知りたい内容を探しやすくすることについて記載しました。
マニュアルは誰でも簡単に、すぐ利用できるものであることが重要です。
タイトルやキーワード検索機能はもちろん必要ですが、タグ検索機能なども備わっていればより便利ですね。
作成ツールの中には、添付したWordやExcelファイルの内容も検索できる機能が備わったものもありますよ。
<QRコード機能>
マニュアルを使用したい場所はオフィスの中であるとは限りません。特に機械を使用する場合などは、実際に触っている場合に疑問点が出ることも多いですよね。
その都度社内にマニュアルを確認しに戻るのは大変ですし、だからといって常にマニュアルを閲覧できるパソコンを持ち歩いている訳でもありません。
そんなとき、機械の横にQRコードがありスマートフォンからすぐにアクセスできる状況であれば、業務の手を止めずに問題を解決することが可能になります。
今はマルチデバイス対応の作成ツールが主となっており、オンライン環境さえあれば簡単にアクセスできるものが多いです。
社内教育
社員がインターネット上で教育を受けることができるシステムを「eラーニング」といいます。
例えば新人教育ですが、新入社員を集めて集合研修を行うためには、資料の準備や場所の確保などに時間や人材が必要になります。
eラーニングシステムを導入することで、それぞれの部署で好きな時間に学習が可能になります。
結果、今まで新人教育担当で多くの時間を費やしていたスタッフは別の仕事に着手できるので、会社全体の作業効率のアップにもつながります。
また、ナビゲーションシステムの備わっているものであれば、マニュアルを開きながら実際に業務を体験できるので、イメージが湧きやすいですね。
導入前に確認しよう!マニュアル作成ツールの選び方
マニュアル作成ツールは、選ぶものにより備わっている機能が違います。導入をする前に、選ぶときのポイントについて考えてみましょう。
- 作成ツールの種類について
- 目的に適した機能が備わっているか
- 実際に操作してみた感触はどうか
- 運用後のサポート体制は十分か
上記が選ぶときに確認してほしいポイントです。1つずつ確認していきましょう。
<作成ツールの種類について>
テキスト、動画編集など作成ツールにより長けている部分は異なります。
また、高額な費用のかかるマニュアル作成ツールが必ずどの会社にも適しているわけではありません。フリーのプランで十分な場合もあります。
有料のツールであっても、無料トライアルなどを使用してから導入を検討するのが良いでしょう。
<作成するマニュアルに適した機能が備わっているか>
新入社員の教育に使用する場合はeラーニング機能が備わったもの、マニュアルの量が多い場合は検索機能が備わったもの、というように目的に合わせた機能が必要です。
外国人スタッフの数が多い場合は、自動翻訳機能や字幕機能がついた作成ツールを選ぶのがいいでしょう。
自社の目的やニーズに合わせてマニュアル作成ができるツールを選択しましょう。
<実際に操作してみた感触はどうか>
ハイスペックな機能が備わったツールを導入しても、実際に使用して使いにくければ宝の持ち腐れになってしまいます。
無料ツールであれば実際に利用してみましょう。有料ツールにもフリーのプランが準備されているものがありますので、使用感を確認してから有料プランを検討しましょう。
一番マニュアルを使用する現場スタッフの意見を取り入れてから導入するのが、導入後のトラブルを回避するポイントです。
<運用後のサポート体制は十分か>
作成ツールを導入するのが初めての場合、いくら簡単にマニュアル作成ができるといっても難しい部分はあると思います。
その場合は、導入前から運用計画を一緒に考えてくれたり、作成方法を指導してくれたりする企業を選んではどうでしょうか。
また、導入後のトラブル対応を24時間オンラインで行っている企業であれば、安心して使用することができますね。
マニュアルの作成ツールに無料はない?テンプレを活用
お金を払ってマニュアルの作成ツールを使用するほどではないけど、何か簡単にマニュアルを作成する方法はないか?と感じたことはありませんか。
簡単なマニュアル作成だから無料ですぐ使えるものでいいんだけど…
私はつい先日、職場のマニュアルを作成ツールは使用せずに作成し始めました。
早く内容を打ち込みたいのに改行すると空白部分が揃わなくなったり、文字フォントがバラバラになったりすることが頻発して心が折れました。
そこでもっと簡単にマニュアルを作成できる方法はないのかと調べたときに見つけたのが、無料のテンプレート集でした。
無料テンプレを使用しマニュアルを作成するメリット
テンプレートを使用することで、私が負担に感じていたマニュアル作成に対する問題は解決することが分かりました。
マニュアルの作成ツールを使用しなくても、無料テンプレだけでも以下のメリットを感じることができます。
- デザインがバラバラになることを防ぐ
- 項目の抜けや漏れを防ぐ
- マニュアルを作成する時間が短縮する
テンプレートを使用することで、一つ一つデザインや項目を確認する手間が省けます。その結果、作成時間の短縮につながるということですね。
上記のメリットを見た瞬間、もっと早くこの無料テンプレに出会いたかった…という気持ちになりました。
パソコンにはソフトが入っていても、私には上手く使いこなせていなかったようです。
マニュアルの作成に役立つ無料テンプレート3選
実際に私が使用して、役に立ったと感じた無料のテンプレートを配布しているサイトを、3つご紹介します。
- SILAND.JP
- bizocean
- Microsoft
一度は耳にしたことがある方も多いかもしれませんが、もう少し細かく説明していきます。
<SILAND.JP>
このサイトは、Excel・Wordに使用できる無料のテンプレートを配布しています。
SILAND.JPの特徴は、実際に使用することを考えて、細部まで使いやすさやデザインにこだわっているということです。
インストール処理などは不要で、圧縮ファイルを解凍すればすぐに使用できますし、保護を解除すればカスタマイズも自由に可能です。
Excelなら勤務表や見積書、Wordなら定款・社内規定や議事録などのテンプレートがあります。
<bizocean>
このサイトはExcel・Word・PowerPointに使用できる無料のテンプレートを配布しています。
bizoceanの特徴は、国内最大級の書式テンプレート数を誇ることです。その数はなんと29,934点です(2022年10月現在の公式サイト情報より)。
無料会員登録をすれば、無制限でテンプレートのダウンロードが可能です(一部有料書式もあり)。
契約書や領収書など日々の業務で使用する書式はもちろん、PowerPointでは挨拶状や年賀状デザインまで様々な用途で使用できるテンプレートが揃っています。
弁護士や税理士といった有識者が使用する専門書式についても、多数展開しています。
<Microsoft>
このサイトはOfficeソフトごとに使用できる無料のテンプレートを配布しています。
まずはMicrosoftのWebサイトから、Officeテンプレートを検索してみましょう。例えばWordで使用したい場合は、検索ページからWordと書かれた項目を選択します。
使用したいテンプレートが決まれば、ファイルテンプレートをダウンロードし、パソコン内に名前をつけて保存します。
ファイルを開くと1～3ページ目に使い方が書いてありますので、読んでから4～5ページ目を開いて編集しましょう。
編集後は1～3ページ目は削除し上書き保存をすれば完成です。そのまま印刷も可能ですよ。
この3つなら無料だし私でも簡単に使えそう!
マニュアルが分かりやすいと社員も効率的に動くことができます。
こちらの本でマニュアルの内容をより良いものにしましょう。
マニュアルの作成ツールでおすすめ6選!無料期間も利用
作成ツールの導入に向けて、おすすめを6つ紹介したいと思います。それぞれ特徴やプランなども紹介していますので参考にしてみてくださいね。
- NotePM
- COCOMITE
- Teachme Biz
- Dojo
- iTutor
- toaster team
色んな作成ツールがありますね!共通する項目はそれぞれ表でまとめていますので、確認してみてくださいね。
価格はすべて税込みで2022年10月時点のものを記載しています。
<NotePM>
NotePMは登録企業が7,000社を超える、使いやすさに定評のある作成ツールです。
マニュアルや議事録、業務ノウハウまでナレッジの蓄積と共有が可能な社内wikiツールです。
キーワード検索は、NotePMで作成したものだけでなく、添付したWordなどのファイル内容まで検索してくれるため、探している情報を簡単に入手することができます。
| 初期費用 | 月額費用 | 無料トライアル | マルチデバイス |
| なし | 4,800円～120,000円 | 〇(30日間) | 対応 |
<COCOMITE>
基本のレイアウトに沿って入力するだけでマニュアル作成や更新が可能です。
マニュアル内には画像や動画だけでなく、WordやPowerPointなどの添付も簡単に行えます。
オンライン上で管理されるマニュアルは5段階までフォルダ分けができるので、部署や業務に合わせて運用したい会社におすすめです。
| 初期費用 | 月額費用 | 無料トライアル | マルチデバイス |
| 50,000円 | 22,000円～220,000円 | 〇(30日間) | 対応 |
<Teachme Biz>
写真撮影、画像編集、本文入力、公開と4つのステップで簡単にマニュアル作成が可能です。
また、Teachme Bizにはレポート機能が付属しており、作成したマニュアルがどの程度使用されているのか把握することができます。
Teachme Bizを導入したある企業は、1日費やしていた手順書作りが1時間になった上、マニュアル作成時のミスも減ったようです。
| 初期費用 | 月額費用 | 無料トライアル | マルチデバイス |
| 問い合わせ | 50,000円～300,000円 | 〇(30日間) | 対応 |
<Dojo>
日本マーケティングリサーチ機構による2021年11月期のブランドイメージ調査では、マニュアル作成ツール3部門で1位を獲得しています。
18年以上蓄積されたマニュアル作成のノウハウと、無料のフォローアップシステムなどの充実したサポート体制で、希望に合わせたマニュアル作成が可能です。
コールセンターの新人研修内容についてですが、Dojoを使用し動画マニュアルにしたところ、それまで丸2日間新人研修にあてていた時間を削減できたようです。
| 初期費用 | 月額費用 | 無料トライアル | マルチデバイス |
| 問い合わせ | 問い合わせ | 〇(期間不明) | 対応 |
<iTutor>
iTutorはマニュアルにしたい作業を実際に行うだけで、簡単にマニュアルが完成します。
eラーニング教材も多数充実しており、コンテンツを作成することでマニュアル内容をより深く理解することができます。
また、穴埋め問題や〇×問題などのテスト問題を作成し、利用者の理解度を確認することが可能です。
| 初期費用 | 月額費用 | 無料トライアル | マルチデバイス |
| 165,000円～660,000円 | 設定なし | 〇(21日間) | 対応 |
<toaster team>
マニュアル作成だけではなく、チーム情報の共有など社内Wikiとしても活用可能なツールです。
自社だけでは難しいマニュアルの運用から管理までを、マニュアルコンサルタントがサポートしてくれる有料プランも準備されています。
作成ツールの導入が初めてで、運用がうまくできるか不安な場合にはtoaster teamがおすすめです。
| 初期費用 | 月額費用 | 無料トライアル | マルチデバイス |
| 110,000円 | 38,500円～132,000円 | 〇(14日間) | 対応 |
それぞれ目的やニーズに合わせて作成ツールを選択してみてくださいね。
動画はマニュアルの作成ツールで簡単に編集できる
動画作成ツールは、撮影した動画や画像を作成ツールを用いて編集します。
動画編集に関する専門的な知識は必要なく、誰でも簡単に動画でマニュアルを作成できるのが大きな特徴です。
動画作成ツールは自動字幕機能や図形挿入機能がある
実際に動画作成ツールを導入することで、どのような機能を使用することができるのでしょうか。
この記事では、動画作成ツールの機能について大きく6つに分けて紹介します。
- 自動字幕作成機能
- 画面録画機能
- 映像編集機能
- 図形挿入機能
- レポート機能
- 自動翻訳機能
1つずつ詳しい機能を紹介していきたいと思います。
1.自動字幕作成機能
撮影した動画の音声を、音声認識技術を用いて自動で字幕にします。
字幕は新たに追加したり編集したりすることができます。
2.画面録画機能
WordやExcelで作業している様子を、録画ボタンをクリックすることで動画にします。
マウスポインタの動きや作業中の音声も、動画に挿入することができます。
3.映像編集機能
専門的な動画編集スキルがなくても、動画の制止や切り取りを簡単に行うことができます。
4.図形挿入機能
マルバツや矢印など、動画内で強調したい部分に図形を挿入することができます。サイズや場所も自由自在に変更が可能です。
5.レポート機能
スタッフの閲覧状況や技術の取得状況が分かるようになっています。
6.自動翻訳機能
タイトルや字幕などをボタン1つで簡単に翻訳することができます。翻訳は多くの外国語に対応しています。
動画作成ツールを新人教育に利用し得られた効果は
それでは、実際に動画作成ツールを導入した企業や会社の反応はどうだったのでしょうか。
- マニュアルを理解しやすくなった
- 外国人スタッフの理解度が向上した
- 閲覧履歴を共有することで効果的なマニュアル作成ができた
動画作成ツールを導入したことで素晴らしい効果が得られていますね。
<マニュアルを理解しやすくなった>
皆さんが新人の頃、入社してすぐに「このマニュアルを読んでいてね」と言われた記憶はありませんか?
私もその1人です。ですが、紙のマニュアルは分かりづらい上に読んでいたら眠くなるので、頭に入りませんでした。
これが動画になるとどうでしょうか?実際の動作が目で見て分かりやすく、自分が実際に行うときのイメージが付きやすいですよね。
私の時代にもこの作成ツールがあれば、マニュアルを読みながら必死に睡魔と戦うこともなかったのにな…と少し羨ましくなりました。
<外国人スタッフの理解度が向上した>
普段のOJTを動画に撮影すれば、字幕や翻訳は作成ツールが自動生成してくれます。
多くの言語に対応しているため、動画を見ながら母国語の字幕が確認できます。
その結果、動画作成ツールを導入しているとある企業では、外国人スタッフの理解度はこれまでと比較し格段に良くなったそうです。
<閲覧履歴を共有することで効果的なマニュアル作成ができた>
動画作成ツールの中には、マニュアルを読んだか、実際に内容が理解できているかなどをクラウド上で閲覧できるものがあります。
マニュアル作成者が閲覧履歴を見て、どのマニュアルが役に立っているのかをフィードバックすることで次のマニュアル作成に活かすことができます。
まとめ
- マニュアルは主に業務効率化や人材育成を目的として作成される
- マニュアルを作成することで、作業時間の短縮や属人化リスクの軽減などが見込める
- マニュアルを作成する際は5W1Hを意識し、図やイラストを挿入することで読み手が見やすい内容になるように心がけよう
- マニュアルの作成ツールは効率的かつ簡単にマニュアルを作成するために使用する
- 簡単なマニュアル作成にはフリーのテンプレートを使用するのがおすすめ
- 目的に適した機能の有無や実際の操作感などを確認してから作成ツールを導入しよう
- 作成ツールにフリーのプランはほとんどないが、無料で試すことのできる期間はある
作成ツールには色々なものがありますが、値段が高ければ万人に良いという訳ではありません。
簡単なマニュアルを作成するだけであれば、フリーで配布されているテンプレートで十分なこともあります。
目的やニーズに合わせてそれぞれの方法を選択してみてくださいね。
マニュアルを見直して会社の効率を上げましょう。
見やすいマニュアルは社員もしっかり学ぼうと思えます。
こちらの本をぜひ参考にして下さい。
