今年も年末調整の時期がやってくる…
会社で年末調整を担当している方は、毎年のことといえどその時期がやってくると頭を悩ませているのではないでしょうか。
源泉徴収票は年末調整で提出する書類の一つで、提出先は税務署になります。源泉徴収票には提出する必要があるものとそうでないものがあります。
年末調整を行うためには、従業員に必要な書類を記入してもらい、それを基に提出先ごとに違う書類を作成する必要があります。
ここでは、まず年末調整とは何かについて説明しています。そして源泉徴収票を含める年末調整に必要な書類やその提出先、年末調整の注意点についてまとめています。
また転職した場合に源泉徴収票をどうするかについてもまとめていますので、転職した方は参考にしてみてください。
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源泉徴収票の年末調整での提出先は税務署!
年末調整は毎年担当者を悩ませる事務方の一大イベントですよね。
源泉徴収票は年末調整で提出が必要な書類の一つですが、その提出先は税務署になります。
もちろん年末調整で提出が必要な書類は源泉徴収票の他にもあり、提出先も税務署だけではなく、市区町村や金融機関があります。
年末調整とはそもそもどういうものなのか、そして提出する書類やその提出先、そして提出不要な書類についてもまとめていますので見ていきましょう。
年末調整は年税額を確定させ税額の過不足を調整すること
会社が従業員に支払う給与や賞与から所得税を徴収することを源泉徴収といいます。
年末調整とは、本来徴収すべき1年間の所得税の総額を計算し、源泉徴収した金額と比較をすることで、過不足金額を精算することです。
年末調整は、概ね10月下旬~翌年1月末までにかけて行います。
| 担当者 | 従業員 | |
| 10月 |
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| 11月 |
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| 12月 |
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| 1月 |
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年末調整業務を1月末に終わらせるためには、多くの手順が必要なことが分かりますね。
やることが多くて期限内に終わらせられるか心配だわ…
そうですよね。私も以前会社で年末調整を担当していましたが、同じように期限内に終わらせることができるのかとても不安になりました。
特に初めての時は何も分からないのに書類だけがどんどん積み上がっていき、投げ出してしまいたい気持ちになったことを覚えています。
大丈夫です。事前に大まかな流れや必要な書類を知っておくことで、心に余裕を持って進めることができますよ。
年末調整で提出する書類とその提出先を紹介
では年末調整で提出する書類は具体的に何が必要なのでしょうか?
提出先である税務署と市区町村、そして金融機関に分けて、それぞれ見てみましょう。
<税務署に提出する書類>
- 源泉徴収票等の法定調書合計表
- 源泉徴収票
- 支払調書
<源泉徴収票等の法定調書合計表>
会社が1年間で従業員や外部に支払った給与や報酬などの金額や、その給与や報酬などから徴収した所得税等が記載された書類です。
こちらは支払調書や源泉徴収票を基に作成し、1月31日までに税務署に提出する必要があります。
<源泉徴収票>
会社が役員や従業員などに1年間で支払った金額や控除額、源泉徴収税額を、個人ごとにまとめた調書です。
税務署に提出する必要があるのは、「給与所得の源泉徴収票」と「退職所得の源泉徴収票」の2つです。
源泉徴収票は、税務署に提出するしないに関わらず、同時に全ての役員や従業員本人へ配布する必要があります。
税務署に提出する場合は、マイナンバーの記載が必要で、本人へ配布する場合はマイナンバーを記載してはいけないので注意しなければなりません。
<支払調書>
弁護士や税理士への報酬など、会社外部に支払った報酬などが記載された調書です。
こちらも源泉徴収票と同様に、一定の金額を超えるものは税務署に提出する必要があります。
<市区町村に提出する書類>
- 給与支払報告書の総括表
- 給与支払報告書の個人別明細書
<給与支払報告書の総括表>
個人別明細書を提出する市区町村ごとに作成する、給与支払報告書のおもて表紙のようなもの。
会社の名称や住所や法人番号、会社の全従業員のうち何人がその市区町村に住んでいるかなどの情報が記載されています。
こちらは個人別明細書を基に作成し、個人別明細書と合わせて1月31日までに市区町村に提出する必要があります。
<給与支払報告書の個人別明細書>
会社が支払った給与や賞与などの1年間の金額や控除額など、個人ごとに作成された明細書です。
基本的に、記載されている内容は源泉徴収票とほぼ同じです。
税務署に提出する源泉徴収票は対象者が限られていますが、給与支払報告書の個人別明細書は給与等が支払われた全員が提出の対象になります。
<金融機関に提出する書類>
- 所得税徴収高計算書(納付書)
<所得税徴収高計算書(納付書)>
徴収した源泉所得税を税務署に支払うための納付書です。
通常は給与を支払った月の翌月10日に、こちらの納付書を使用し、所定事項を記載して最寄りの金融機関で源泉所得税を納付します。
年末調整分は12月の支払いの際(1月10日)に合わせて納付します。
加納額を還付した場合は、「超過税額」の欄にその金額を記載し、不足分を徴収した場合は、「不足税額」の欄にその金額を記載します。
年末調整の時だけに限らず、源泉所得税額が0円だった場合は、金融機関に納付書を提出することはできず、税務署に提出する必要がありますのでご注意ください。
提出が不要な書類は一定期間会社で保存しよう
年末調整では上記で紹介したとおり、税務署と市区町村にそれぞれ書類を提出する必要があります。
しかし、提出する書類以外にも年末調整のために必要な書類があります。
- 扶養控除等（異動） 申告書
- 基礎控除申告書
- 配偶者控除等申告書
- 所得金額調整控除申告書
- 保険料控除申告書
- 住宅借入金等特別控除申告書
(※2~4の申告書は1枚で3種類の申告ができる様式となっています。)
これらの書類は、従業員がそれぞれ記入した上で担当者に提出する必要があります。
年末調整で使用した後は、いつ税務調査で提出を求められても良いように、翌年1月10日の翌日から7年間の保管が義務付けられています。
<扶養控除等（異動） 申告書>
年末調整の際に給与所得者が、扶養控除等の諸控除を受けるために必要な書類です。
扶養控除は、扶養している家族やその年齢によって控除額が異なります。
そのため、扶養している配偶者や親族の氏名や生年月日、マイナンバーを記載したこちらの書類を提出する必要があります。
また障害者、寡婦、ひとり親、又は勤労学生の場合は、こちらの申請書に必要事項を記入することで控除を受けることができます。
<基礎控除申告書>
年末調整の際に給与所得者が、基礎控除を受けるために必要となる書類です。
令和元年分までは基礎控除が一律38万円だったのですが、令和2年分以降は合計所得金額に応じて控除額が異なるため、必要となりました。
<配偶者控除等申告書>
給与所得者に配偶者がいる場合、配偶者の所得に応じて、配偶者控除や配偶者特別控除を受けることができます。
給与所得者の配偶者控除等申告書は、年末調整の際にこれらの控除を受けるために必要な書類です。
配偶者の氏名や生年月日やマイナンバー、その年の所得などを記載して提出する必要があります。
<所得金額調整控除申告書>
年末調整の際に給与所得者が、所得金額調整控除を受けるための書類です。
所得金額調整控除とは、給与所得控除額が一律10万円引き下げられたことから、令和2年以降導入された控除です。
主に、年収850万円超の子育て世帯などに配慮して税負担を軽減することを目的としていて、一定金額を給与所得から差し引くことができます。
詳しくは国税庁のHPでご確認ください。
<保険料控除申告書>
年末調整の際に給与所得者が、各種の保険料控除を受けるために必要な書類です。
生命保険や地震保険や健康保険などの保険料を支払っている場合は、その金額に応じて控除を受けることができます。
こちらの申請書と合わせて、各種保険料の控除証明書の添付が必要になります。
<住宅借入金等特別控除申告書>
年末調整の際に給与所得者が、住宅借入金等特別控除(住宅ローン控除)を受けるために必要な書類です。
住宅ローン控除を受ける最初の年は、年末調整ではなく確定申告をする必要があります。
2年目以降は、こちらの申告書を提出することにより年末調整で控除を受けることができます。
住宅ローン控除について詳しくは国税庁のHPをご確認ください。
引用:国税庁HP 認定住宅の新築等をした場合(住宅借入金等特別控除)
年末調整の際の注意点を知り計画的に進めよう
年末調整で注意するべき点はどのようなところなのでしょうか?
- 弁護士や税理士等の士業への支払いは給与等か報酬かで必要な調書が変わる
- 同居する家族に2人の所得者がいても、扶養親族はいずれか1人の所得者でしか扶養控除を受けられない
- 扶養控除が適用されない16歳未満の扶養親族であっても障害者控除の対象になる
- 本人が勤労学生の場合は「勤労学生」欄にチェックが必要
- 年末調整をしなかった場合やしたが源泉所得税を支払わなかった場合は罰則がある
年末調整を行う上で注意すべき点は多くありますが、その中でも特に注意が必要なものについてまとめてみました。
<弁護士や税理士等の士業への支払いは給与等か報酬かで必要な調書が変わる>
給与等か報酬かで分かりやすいのは「雇用契約を結んでいるかどうか」という点です。
雇用契約を結んでいる場合は、給与等となり「源泉徴収票」が必要となります。
一方で、雇用契約を結んでいない場合は報酬となり「報酬、料金、契約金および賞金の支払調書」が必要となります。
それぞれ一定の支払金額を超えている場合のみ、税務署へ提出する必要があります。
<同居する家族に2人の所得者がいても、扶養親族はいずれか1人の所得者でしか扶養控除を受けられない>
例えば共働き夫婦の場合、扶養する子どもの情報は夫婦いずれかの扶養控除申告書の「控除対象扶養親族」欄に記載をします。
「扶養しない」親の扶養控除申告書には、「他の所得者が控除を受ける扶養親族等」欄に対象となる子どもの氏名や続柄、扶養控除を受けるパートナーの氏名などを記載します。
<扶養控除が適用されない16歳未満の扶養親族であっても障害者控除の対象になる>
通常、16歳未満は扶養親族であっても児童手当が非課税のため扶養控除の適用はされません。
しかし障害者控除においては、16歳未満でも所得税法上の障害者に当てはまる場合、控除を受ける対象になります。
<本人が勤労学生の場合は「勤労学生」欄にチェックが必要>
給与所得者本人が、高校や大学、高等専門学校やその他専修学校に通う学生、もしくは認定職業訓練を受ける訓練生の場合、「勤労学生」欄にチェックする必要があります。
合計所得金額が75万円以下で給与所得以外の所得が10万円以下であることも適用条件です。
<年末調整をしなかった場合やしたが源泉所得税を支払わなかった場合は罰則がある>
年末調整は所得税法に定められた雇用主の「義務」です。
そのため正しく年末調整を行わなかった場合は、所得税法に明記された罰則が科せられます。
- 年末調整を行わず、従業員から正しい税額を徴収しなかった場合…1年以下の懲役または50万円以下の罰金(所得税法第242条)
- 年末調整を行ったが、徴収額を納付しなかった場合…10年以下の懲役または200万円以下の罰金(所得税法第240条)
罰則があるなんて知らなかった!
そうですよね。思っていた以上の重い罰則に、初めて知った時はとても驚かされました。
このようなことにならないよう、年末調整は計画的に進めたいものですね。
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源泉徴収票は年末調整で提出するものしないものがある
先ほど源泉徴収票は年末調整の際に税務署に提出する必要があるとお伝えしましたが、提出する必要があるものとそうでないものがあります。
提出する必要があるのは、給与所得の源泉徴収票と退職所得の源泉徴収票の2つです。
そして源泉徴収票と同じく支払調書にも提出基準があります。
税務署に提出する源泉徴収票と支払調書の提出基準について詳しく見ていきましょう。
税務署に提出するのは給与所得と退職所得の源泉徴収票
税務署に提出するのは給与所得の源泉徴収票と退職所得の源泉徴収票です。
しかしこの2種類の源泉徴収票を全て税務署に提出するわけではありません。
では提出する基準はどのようになっているのでしょうか?
<年末調整をした場合>
- 会社の役員であれば1年間の給与等の支払金額が150万円を超えるもの
- 弁護士や税理士等の士業に対する1年間の給与等の支払金額が250万円を超えるもの
- 従業員は1年間の給与等の支払金額が500万円超えるもの
<年末調整をしなかった場合>
- 「扶養控除等申告書」を提出したが、その年中に退職した人や、災害により源泉徴収の猶予を受けた人は1年間の給与等の支払いが250万円を超えるもの
- 「扶養控除等申告書」を提出したが、1年間の給与等の支払金額が2,000万円を超えるため年末調整をしなかったもの
- 「扶養控除等申告書」を提出しておらず、1年間の給与等の支払金額が50万円を超えるもの
年末調整をしていても、全ての給与所得の源泉徴収票を税務署へ提出するわけではないことが分かりました。
逆に、年末調整をしていなくても給与所得の源泉徴収票を税務署へ提出しなければならない場合もあるので注意が必要です。
では、退職所得の源泉徴収票はどのようになっているのでしょうか?
- 法人企業の役員(相談役、顧問、これらに類するもの)に対して退職金を支払った場合
ただし死亡に伴う退職により退職金を支払った場合は、法人企業の役員であっても、退職所得の源泉徴収票を支払う必要はありません。
税務署の提出に関わらず、退職者本人へは退職後1か月以内に退職所得の源泉徴収票を交付する必要があります。(所得税法第226条)
引用：国税庁HP 給与所得の源泉徴収票
支払調書にも提出基準がある!種類についても紹介
支払調書も源泉徴収票と同じく、一定の金額を超える場合のみ税務署に提出します。
また支払調書にはいくつかの種類があり、種類によって提出の基準が違っています。
それぞれの種類別で支払調書の提出基準について見ていきましょう。
<報酬、料金、契約金および賞金の支払調書>
- 1年間の支払金額が50,000円を超えるもの
- 1年間の支払金額が50万円を超えるもの
- 1回の賞金が75万円を超えたもの
<1年間の支払金額が50,000円を超えるもの>
- 弁護士や税理士などの士業に対する報酬
- 画家や作家に対する画料や原稿料または講演料
- プロ野球選手などのスポーツ選手に支払う報酬や契約金
- 芸能人や芸能関係の業務に対する報酬や料金
<1年間の支払金額が50万円を超えるもの>
- 外交員、集金人、電力量計の検針員に対する報酬や料金
- プロボクサーなどへの報酬や料金
- バーやキャバレー等のホステス等への報酬や料金
- 事業広告宣伝のための賞金
- 社会保険診療報酬支払基金が支払いをする診察報酬
<1回の賞金が75万円を超えたもの>
- 個人馬主や国内法人馬主に支払う競馬の賞金
<不動産の使用料等の支払調書>
同一人に支払った不動産の使用料等の合計が1年間で15万円を超えるもの
- 土地や建物の賃借料(事務所の家賃や駐車場の地代)
- 権利金や更新料、承諾料
- 名義書換料
催事場などの一時的な賃借料や陳列ケースの賃借料、広告などのために塀や壁面のような土地や建物の一部を使用する場合の賃借料も対象になります。
ただし不動産の貸主が法人の場合は、権利金や更新料等以外の支払調書の提出は不要です。
<不動産等の譲受けの対価の支払調書>
同一人への1年間の支払金額が100万円を超えるもの
不動産等の譲受けは売買だけでなく、交換、競売、公売、収用、現物出資等による取得も含まれます。
<不動産等の売買又は貸付けのあっせん手数料の支払調書>
同一人への1年間の支払金額が15万円を超えるもの
基本的に法人に対しては源泉徴収を行わないのですが、上記の提出基準に当てはまる法人に関しては源泉徴収に関わらず、支払調書を税務署に提出する必要があります。
以前会社で年末調整を担当していた際に、一番頭が混乱したのがどの基準で源泉徴収票と支払調書を提出するのかでした。
従業員も多い会社だったため、源泉徴収と支払調書の枚数も多く、何日もかかけて提出する必要があるものとそうでないものに仕分けをしたことを覚えています。
提出する書類のことで頭を悩ませている担当者の方は、ぜひ参考にしてみてください。
源泉徴収票は年末調整を転職先でしてもらうために必要
転職をした場合、転職先の会社で前職分の収入も合わせて年末調整をしてもらう必要があります。
そのため、前職分の源泉徴収票を転職先の会社に提出しなければなりません。
転職した際の年末調整について、源泉徴収票を紛失してしまった場合、前職の源泉徴収票を提出したくない場合についてそれぞれまとめてみました。
転職をしたら新しい勤務先に源泉徴収票を提出しよう
年末調整はその年の12月31日に在籍する従業員を対象に行うため、年の途中で退職をした場合、その会社で年末調整を受けることはできません。
年税額を確定させるためには、転職先の会社で前職分の収入も含めて年末調整をしてもらう必要があります。
しかしこれはあくまで年度途中に転職をした方が対象になります。
例えば2021年に退職をして2021年の給与等が全て年内に支払われ、2022年に転職先の会社に入社したという場合は、2021年の源泉徴収票を転職先に提出する必要はありません。
ただし2021年分は原則、自分自身で確定申告をする必要があります。2022年以降は転職先の会社が年末調整を行うため、確定申告の必要はありません。
源泉徴収票を紛失したら再発行してもらおう
退職後の源泉徴収票は、通常最後の給与の支払日前後に交付されます。
所得税法第226条にも、中途退職者の場合退職から1か月以内に源泉徴収票を交付しなければならないということが定められています。
交付された源泉徴収票は転職先の会社で提出を求められるまで、大切に保管する必要があります。
前の会社の源泉徴収票を失くしてしまったみたい…
もし交付された源泉徴収票を紛失してしまった場合は、前の会社に再発行を依頼しましょう。
会社によりますが、依頼して1~3週間ほどで送られてくるかと思います。
しかし源泉徴収票の再発行は、会社にとって余計な手間であることは理解しておきましょう。
依頼をする際は、事情を丁寧に説明し、謝罪をした上で依頼をすることが望ましいですね。
源泉徴収票は勤めていた会社でのみ作成が可能で、税務署や役所では再発行できませんので注意が必要です。
源泉徴収票を提出したくない場合は確定申告をしよう
年末調整を行ってもらうためには、前職の源泉徴収票を転職先の会社に提出する必要がありますが、提出をしたくない方もいるかと思います。
どういった理由で提出をしたくないと思うのでしょうか?
- 前職について今の会社に知られたくないから
- 副業していることを会社に知られたくないから
- 前職で休職中だったことを知られたくないから
源泉徴収票を提出したくないのには、色々な理由があるのですね。
源泉徴収票を提出したくない場合は、年末調整ではなくご自身で確定申告をしましょう。
確定申告とは、年末調整と同じく1年間の収入や控除額を計算し、所得税の年税額を確定させる作業です。
確定申告を希望される場合は、事前に転職先の会社にその旨を伝えておきましょう。
また、前の会社が退職後に源泉徴収票を交付してくれないというトラブルもあるそうです。
その場合は所管の税務署へ相談した上で「源泉徴収票不交付の届出書」を提出しましょう。
税務署からその会社に税務指導が入り、源泉徴収票が交付された際に年末調整に間に合わなければ、ご自身で確定申告を行いましょう。
まとめ
- 年末調整による源泉徴収票の提出先は税務署で、他にも必要な書類一式をまとめて1月31日までに提出しなければならない
- 税務署だけでなく、市区町村や金融機関が提出先となる書類もある
- 提出が不要な書類は一定期間会社で保存しなければならない
- 税務署に提出する源泉徴収票や支払調書は種類に応じて決まっている1年間の支払金額の基準を超えたものだけを提出する
- 年内に転職をした人は転職先で年末調整を行うため、前職の源泉徴収票を提出する必要がある
- 前職の源泉徴収票を紛失してしまったら、前の会社に再交付を依頼する
- 転職先に前職の源泉徴収票を提出したくない場合は自分で確定申告を行う
年末調整はその他の業務でも忙しくなる年末年始にかけて行われ、期限内に終わらせなければなりません。
年末調整のために必要な書類も多くそれぞれ提出先も異なるため、混乱しやすいですよね。
必要な書類や提出先、注意するべきことを事前に把握しているだけでも年末調整の流れがつかみやすくなると思います。
この記事がみなさまの年末調整を円滑に行うための手助けになれば嬉しいです。
確定申告は忙しい年末年始の忙しい時期と重なります。予定を立てて進めていきましょう。
少しでも簡単に、「やよいソフト」を利用することがおすすめです。
